Phân loại hàng trăm dòng chi tiêu của tiệm bằng hàm =AI trong Google Sheets
Cuối năm có file sao kê thẻ 600 dòng chữ viết tắt (AMZN MKTP, SQ *SALLY, COSTCO WHSE) — ngồi gõ tay từng dòng là "vật tư", "đồ ăn", "quảng cáo" mất cả buổi tối. Dành cho: chủ tiệm nail, nhà hàng, người tự kinh doanh tự làm sổ sách.
Sao chép prompt, dán vào ChatGPT hoặc Gemini, rồi thay phần trong [ngoặc vuông] bằng thông tin của bạn.
Prompt
Công cụ: Google Sheets (hàm AI / Gemini, cần gói Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện), file CSV sao kê tải từ ngân hàng.1. Tải sao kê thẻ dùng cho tiệm dạng CSV, mở bằng Google Sheets. Xóa cột số tài khoản. Giữ cột: Ngày, Mô tả, Số tiền.2. Thêm cột D "Loại chi phí". Ở D2 gõ:=AI("Phân loại khoản chi này của một tiệm nail vào ĐÚNG MỘT nhóm sau: Vật tư nail, Hóa chất và dụng cụ vệ sinh, Tiền thuê và điện nước, Quảng cáo, Phần mềm và điện thoại, Ăn uống, Sửa chữa, Cá nhân - không phải của tiệm, Không rõ. Chỉ trả về tên nhóm.", B2:C2)3. Chọn ô D2 → bấm Generate and Insert. Kéo công thức xuống các dòng còn lại, chọn cả cột → Generate and Insert (mỗi lần tối đa khoảng 350 ô).4. Thêm cột E "Ghi chú": =AI("Giải thích ngắn bằng tiếng Việt khoản này có thể là mua gì, dưới 10 chữ.", B2)5. Lọc dòng "Không rõ" và "Cá nhân" → tự xem lại bằng mắt, sửa tay.6. Tạo bảng tổng: Insert → Pivot table → hàng = Loại chi phí, giá trị = SUM Số tiền. Gửi file cho người khai thuế.Lưu ý: hàm AI chỉ thấy vùng ô mình đưa vào, không lồng vào công thức khác được; kết quả là gợi ý, người vẫn phải duyệt.Ví dụ trước – sau: Trước: 600 dòng "SQ *SALLY BEAUTY 0423", ngồi đoán tới khuya. Sau: 15 phút có cột phân loại + bảng tổng "Vật tư nail: 412 dòng, Quảng cáo: 24 dòng, Không rõ: 9 dòng cần xem lại".Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn “Phân loại hàng trăm dòng chi tiêu của tiệm bằng hàm =AI trong Google Sheets” dành cho ai?
Dành cho chủ tiệm nail, nhà hàng, người tự kinh doanh tự làm sổ sách. Hoàn toàn miễn phí, viết bằng tiếng Việt.
Cần lưu ý gì khi làm theo hướng dẫn này?
Lưu ý tiền bạc: AI chỉ gợi ý nhóm chi phí; khoản nào được khấu trừ thuế phải hỏi người khai thuế có giấy phép. Riêng tư: Xóa số thẻ, số tài khoản trước khi đưa file vào; không đưa tên khách hàng vào cột cho AI đọc.