Thói quen 3. Việc quan trọng làm trước

Oct 26

Written By

Ma trận gấp và quan trọng, Góc II và cách sắp xếp một tuần. Thói quen 3 cũng dạy ủy thác kiểu quản gia qua chuyện xanh và sạch.

Tóm tắt

Thói quen 3 là thói quen tự quản lý: sắp xếp và làm việc quanh những ưu tiên đã chọn ở Thói quen 2. Covey giới thiệu ma trận gấp và quan trọng, khuyên dồn sức vào Góc II, sắp xếp theo tuần, và dạy ủy thác kiểu quản gia qua chuyện xanh và sạch.

Ý chính

Đừng ưu tiên những gì đã có trong lịch, hãy xếp lịch cho những ưu tiên.
Góc II là việc không gấp nhưng quan trọng.
Nói có với điều quan trọng nghĩa là vui vẻ nói không với thứ khác.
Ủy thác kiểu quản gia tập trung vào kết quả chứ không vào phương pháp.

Áp dụng ngay hôm nay

Dành 30 phút cuối tuần này để viết các vai trò của bạn và chọn một hai việc Góc II cho mỗi vai trò.

Thói quen 3. Việc quan trọng làm trước

Nguyên tắc tự quản lý. Câu đề từ của Goethe: những thứ quan trọng nhất không bao giờ được để phụ thuộc vào những thứ ít quan trọng nhất. Chương mở bằng hai câu hỏi, bạn hãy viết câu trả lời ngắn: có một việc gì bạn đang không làm mà nếu làm đều đặn sẽ tạo khác biệt lớn trong đời sống riêng? Và một việc như thế trong công việc?

Lần tạo thứ hai

Lần tạo thứ hai. Thói quen 1 nói bạn là người cầm lái. Còn Thói quen 2 là lần tạo trong đầu: tầm nhìn, giá trị. Thói quen 3 là lần tạo ngoài đời: làm từng ngày, từng lúc, dùng ý chí độc lập để sống theo nguyên tắc. Lãnh đạo là việc của não phải, quản lý là việc của não trái: chia nhỏ, phân tích, xếp trình tự. Quản lý giỏi chẳng có nghĩa gì nếu bạn nhầm rừng, nhưng nếu đúng rừng thì nó quyết định chất lượng lần tạo thứ hai. Châm ngôn của Covey: "Quản lý bằng não trái, lãnh đạo bằng não phải."

Sức mạnh của ý chí độc lập. Ý chí độc lập là khả năng quyết định và hành động theo quyết định. Helen Keller là ví dụ lớn, nhưng thành công bền đến từ việc dùng ý chí trong những quyết định hằng ngày, không phải từ một lần anh hùng. Mức độ phát triển ý chí thể hiện ở sự chính trực: giá trị ta đặt cho bản thân, khả năng hứa với mình và giữ lời, "nói sao làm vậy". Lãnh đạo quyết định đâu là việc quan trọng; quản lý, tức kỷ luật, đặt chúng lên trước. Chữ "kỷ luật" (discipline) có gốc từ "môn đồ" (disciple): môn đồ của một triết lý, một mục đích lớn.

Mẫu số chung của thành công. E. M. Gray viết rằng điểm chung của người thành công chẳng nằm ở chăm chỉ, may mắn hay quan hệ. Nó nằm ở thói quen làm những việc người thất bại không thích làm. Họ cũng không thích, nhưng cái không thích bị đặt dưới sức mạnh của mục đích. Muốn vậy cần một chữ "có" cháy bỏng từ Thói quen 2 để nói được "không", cộng với ý chí để làm theo giá trị chứ không theo cơn hứng.

Ma trận quản lý thời gian

Bốn thế hệ quản lý thời gian. Cốt lõi của quản lý thời gian là "sắp xếp và thực hiện quanh các ưu tiên". Thế hệ thứ nhất là ghi chú và danh sách việc. Kế đến là lịch và sổ hẹn, nhìn trước để lên lịch. Thế hệ thứ ba thêm ưu tiên, làm rõ giá trị, mục tiêu dài và ngắn hạn, kế hoạch hằng ngày. Nó đóng góp nhiều, nhưng lịch "hiệu suất cao" hay va với quan hệ, nhu cầu con người và sự tự nhiên; người ta thấy bị bó và quay về thế hệ một, hai. Thế hệ thứ tư khác về bản chất: thách thức nằm ở việc quản lý chính mình, chứ thời gian thì không quản lý được. Sự hài lòng là chuyện kỳ vọng gặp thực tế, và kỳ vọng nằm trong Vòng Ảnh hưởng. Thế hệ này tập trung giữ và nuôi quan hệ, đạt kết quả, tức giữ cân bằng P/PC.

Ma trận quản lý thời gian. Mọi việc có hai tính chất: gấp và quan trọng. Việc gấp đòi chú ý ngay, nó tác động lên ta, như tiếng điện thoại reo; thường hiện rõ, dễ chịu, được ưa nhưng hay không quan trọng. Việc quan trọng góp vào sứ mệnh, giá trị, mục tiêu lớn; nó gắn với kết quả và đòi ta chủ động. Ví dụ: người ta để khách đứng chờ để nghe điện thoại, nhưng không ai bảo người gọi điện chờ 15 phút.

Bốn góc phần tư. Góc I là gấp và quan trọng: khủng hoảng, sự cố, hạn chót. Một phần không tránh được, nhưng nhiều người bị nó nuốt; càng tập trung vào nó thì nó càng lớn, "như sóng dồn" đánh ngã liên tục. Họ trốn sang Góc IV (không gấp, không quan trọng), nên khoảng 90% thời gian của họ là Góc I và IV. Góc III là gấp nhưng không quan trọng: phản ứng với những việc mà cái gấp đến từ ưu tiên và kỳ vọng của người khác, hay bị nhầm là Góc I. Sống gần như chỉ trong Góc III và IV là sống vô trách nhiệm. Người hữu hiệu tránh Góc III và IV, và làm Góc I co lại bằng cách đầu tư vào Góc II.

Góc II. Không gấp nhưng quan trọng: xây quan hệ, viết tuyên ngôn sứ mệnh, lập kế hoạch dài hạn, tập thể dục, bảo trì phòng ngừa, chuẩn bị. Ta biết phải làm nhưng hiếm khi làm vì chúng không gấp. Diễn ý Peter Drucker: người hữu hiệu nhìn cơ hội chứ không nhìn vấn đề, họ "nuôi cơ hội và bỏ đói vấn đề". Họ vẫn gặp khủng hoảng thật nhưng ít. Góc II đòi chủ động vì Góc I và III "tự tìm tới bạn". Câu trả lời của bạn cho hai câu hỏi đầu chương gần như chắc chắn thuộc Góc II, vì vậy mới chưa được làm.

Các quản lý trung tâm thương mại. Khi được hỏi việc gì cải thiện kết quả nhiều nhất, họ đồng thanh nói: xây quan hệ giúp đỡ với các chủ cửa hàng thuê mặt bằng. Nhưng họ dành chưa tới 5% thời gian cho việc đó, vì Góc I nuốt hết. Họ chỉ ghé cửa hàng để nhắc hợp đồng hay thu tiền. Chủ cửa hàng thì vật lộn với nhân sự, chi phí, hàng tồn, không được học quản lý, và coi các quản lý là thêm một vấn đề. Họ quyết định dành khoảng một phần ba thời gian cho việc giúp đỡ. Sau khoảng một năm rưỡi, Covey thấy họ đạt khoảng 20%, gấp hơn bốn lần trước. Vai trò của họ đổi từ cảnh sát thành người lắng nghe, người dạy, người tư vấn. Doanh số cửa hàng, tiền thuê và danh sách người muốn thuê đều tăng. Covey nối ý này với nguyên lý Pareto: 80% kết quả đến từ 20% hoạt động.

Phải biết nói "không". Thời gian cho Góc II phải lấy từ Góc III và IV. Nói "có" với Góc II nghĩa là nói "không" với thứ khác, có khi trông rất gấp. Sandra từng bị ép nhận chủ trì một ủy ban trong khi đang có việc quan trọng hơn. Bà rủ một người bạn vào cùng, và người bạn từ chối một cách nhã nhặn, biết ơn, không xin lỗi. Sandra nói: "Ước gì mình nói được như thế." Hãy nói "không" một cách vui vẻ, mỉm cười, không xin lỗi, nhờ có một chữ "có" lớn hơn cháy bên trong. "Kẻ thù của điều tốt nhất thường là điều tốt." Bạn luôn đang nói không với một thứ gì đó; hãy chắc đó không phải là những thứ căn bản.

Người viết ở trường đại học. Khi Covey làm giám đốc quan hệ của trường, ông nhờ một người viết giỏi, có kỷ luật làm một việc gấp. Anh chỉ lên tấm bảng có hơn 24 dự án đã thỏa thuận kèm hạn chót và hỏi ông muốn hoãn hay hủy việc nào. Covey không muốn phá nhịp một người đang làm tốt chỉ vì chính ông đang quản lý theo khủng hoảng, nên giao việc cho một người khác cũng đang quen chạy khủng hoảng.

Vấn đề nằm ở đâu. Covey hỏi: lỗi chính của bạn là không biết đặt ưu tiên, không biết sắp xếp quanh ưu tiên, hay thiếu kỷ luật để làm? Đa số nói thiếu kỷ luật. Ông cho rằng vấn đề thật là ưu tiên chưa được cắm rễ đủ sâu, tức chưa thấm Thói quen 2. Kỷ luật suông chỉ chữa lá chứ không chữa rễ. Nếu trung tâm của bạn là vợ chồng, tiền, bạn bè, thú vui hay bản thân, bạn sẽ bị ném vào Góc I và III. "Quản lý đi theo lãnh đạo."

Giới hạn của từng thế hệ. Ở thế hệ một, danh sách không ưu tiên, không gắn giá trị, trôi theo bất cứ thứ gì lọt vào mắt; nhẹ đầu nhưng năng suất thấp. Ở thế hệ hai, người ta được coi là có trách nhiệm (có mặt đúng hẹn) nhưng việc không gắn với giá trị. Thế hệ ba có giá trị, mục tiêu, kế hoạch ngày, nhưng tầm nhìn hẹp (kế hoạch ngày hay ưu tiên việc gấp, kể cả khủng hoảng Góc I và III, mà không hỏi việc đó có quan trọng không), không cân bằng các vai trò, thiếu thực tế (xếp lịch quá dày rồi nản, trốn sang Góc IV), và chú trọng hiệu suất làm căng thẳng quan hệ.

Sắp xếp một tuần theo Góc II

Sáu tiêu chí của một công cụ Góc II. Một, mạch lạc: tầm nhìn, vai trò, mục tiêu, ưu tiên, kế hoạch khớp nhau; có chỗ cho tuyên ngôn, vai trò, mục tiêu. Hai, cân bằng: thấy được các vai trò để không bỏ bê sức khỏe, gia đình, nghề nghiệp, phát triển bản thân; thành công ở một mặt không bù được cho hôn nhân vỡ, sức khỏe hỏng hay tính cách yếu. Ba, tập trung vào Góc II: sắp xếp theo tuần rồi điều chỉnh theo ngày, vì tuần là một đơn vị trọn vẹn; "chìa khóa là xếp lịch cho những ưu tiên, chứ đừng ưu tiên những gì đã có trong lịch". Bốn, có chiều con người: đôi khi đặt lịch dưới con người, và công cụ không được làm ta thấy tội lỗi khi lịch không theo đúng. Năm, linh hoạt: là người hầu chứ không là ông chủ. Sáu, mang theo được. Sổ kế hoạch của FranklinCovey làm theo các tiêu chí này, nhưng công cụ thế hệ ba tốt cũng chỉnh lại được.

Bốn bước sắp xếp một tuần. Một, xác định các vai trò bạn sẽ dành thời gian trong bảy ngày tới: cá nhân, các vai trò gia đình, các mảng công việc, cộng đồng. Ví dụ một người ghi: Cá nhân, Chồng và Cha, Quản lý sản phẩm mới, Quản lý nghiên cứu, Quản lý phát triển nhân viên, Quản lý hành chính, Chủ tịch quỹ United Way. Hai, chọn một hai kết quả quan trọng cho mỗi vai trò trong tuần, ít nhất vài cái thuộc Góc II, tốt nhất gắn với mục tiêu dài hạn. Ba, xếp lịch: ví dụ một khối hai tiếng Chủ nhật để viết nháp tuyên ngôn (Chủ nhật hay một ngày đặc biệt khác hợp cho việc nâng tinh thần và sắp xếp tuần), tập thể dục một tiếng ba bốn ngày một tuần hay mỗi ngày. Biến mục tiêu thành một cuộc hẹn vào ngày cụ thể. Mẫu lịch tuần trong sách có 19 mục tiêu quan trọng, phần lớn thuộc Góc II, cùng một ô "Mài cưa" cho việc làm mới bốn chiều (giải thích ở Thói quen 7), và vẫn còn nhiều chỗ trống cho chuyện bất ngờ. Bốn, điều chỉnh hằng ngày: vài phút mỗi sáng xem lại lịch, xử lý chuyện bất ngờ và chuyện con người. Cách xếp hạng A, B, C hay 1, 2, 3 của thế hệ ba vẫn dùng được, nhưng đặt trong khung tuần. Covey kể đã thấy cách sắp xếp tuần này đổi đời hàng trăm người.

Sống theo nó. Theo hình ảnh máy tính: Thói quen 1 là bạn là người lập trình, Thói quen 2 là viết chương trình, Thói quen 3 là chạy chương trình. Sự chính trực sẽ bị thử thách bởi sức hút của Góc III và Góc IV. Vì ta không biết hết, đôi khi phải đặt lịch dưới một giá trị cao hơn, và làm vậy trong bình yên.

Con trai Covey và cuộc điện thoại chia tay. Con trai ông rất mê lên lịch hiệu suất, dành 10 tới 15 phút cho một cuộc gọi để kết thúc một mối quan hệ dài. Cuộc gọi đầy đau đớn, kéo dài hơn một tiếng rưỡi và vẫn chưa xong. Bài học: với người thì cần sự hữu hiệu, với đồ vật mới cần hiệu suất. Mười phút "chất lượng" với con, với nhân viên hay với một người khó chịu chỉ đẻ thêm vấn đề. Các bà mẹ có con nhỏ hay bực vì kỳ vọng của họ đến từ tấm gương xã hội; giá trị từ Thói quen 2 giúp họ điều chỉnh mà không áy náy.

Năm bước tiến của thế hệ thứ tư. Công cụ thế hệ ba làm người ta cứng nhắc, đặt con người dưới lịch. Thế hệ bốn: lấy nguyên tắc làm trung tâm thật chứ không nói cho có; theo lương tâm, được tự do đặt lịch dưới giá trị sâu hơn; xác định sứ mệnh, giá trị, mục tiêu dài hạn; cân bằng đời sống qua vai trò và mục tiêu mỗi tuần; và đặt ngày trong khung tuần. "Thay vì cầm bản đồ, bạn cầm la bàn."

Ủy thác: tăng cả P lẫn PC

Ủy thác: tăng cả P lẫn PC. Mọi việc đều xong nhờ ủy thác, cho thời gian hoặc cho người. Nhiều người không chịu giao việc (tốn thời gian, "tự làm còn tốt hơn"), nhưng ủy thác đúng cách có lẽ là đòn bẩy mạnh nhất. J. C. Penney nói quyết định khôn nhất đời ông là buông tay khi nhận ra không thể làm hết một mình, nhờ vậy mới có hàng trăm cửa hàng và hàng nghìn người. Covey phân biệt người sản xuất (tự làm ra trứng vàng: bố mẹ rửa bát, kiến trúc sư vẽ, thư ký đánh máy; một giờ ra một đơn vị) với người quản lý (làm qua người và hệ thống; một giờ có thể ra 10, 50, 100 đơn vị).

Ủy thác kiểu sai vặt. "Đi lấy cái này, đi làm cái kia, xong thì báo." Giám sát phương pháp nên người giao vẫn phải chịu trách nhiệm kết quả. Covey kể lần đi trượt nước, ông bảo Sandra chụp ảnh con trai, càng lúc càng dặn chi tiết, cuối cùng hét lên "Chụp đi! Khoan, đừng chụp!"

Ủy thác kiểu quản gia. Tập trung vào kết quả chứ không vào phương pháp; cho người nhận chọn cách làm và chịu trách nhiệm kết quả. Ban đầu tốn thời gian, nhưng đòn bẩy lớn hơn nhiều. Cần thống nhất rõ năm điều từ đầu. Kết quả mong muốn: cái gì chứ không phải thế nào, kiên nhẫn hình dung và để người nhận tự mô tả kết quả và hạn chót. Hướng dẫn: càng ít giới hạn càng tốt, nhưng nói rõ những ràng buộc lớn và "chỗ có cát lún", nói điều không được làm chứ đừng nói phải làm gì. Nguồn lực: người, tiền, kỹ thuật, tổ chức. Trách nhiệm giải trình: chuẩn đánh giá và thời điểm báo cáo. Hệ quả: tốt và xấu, tiền bạc hay tinh thần, gắn với sứ mệnh.

"Xanh và sạch". Trong một buổi họp gia đình, với bản tuyên ngôn trên tường, cả nhà liệt kê mục tiêu và việc nhà lên bảng rồi xin người nhận. Các việc như trả tiền nhà, bảo hiểm, thức ăn, xe cộ chỉ có Covey nhận; cho em bé ăn thì Sandra nhận; cho thấy bố mẹ làm hơn 60 giờ một tuần. Cậu con trai Stephen bảy tuổi nhận việc chăm sân. Covey dạy con hai tuần với hai chữ "xanh và sạch". Ông dẫn con sang nhà hàng xóm xem một khoảng sân xanh và sạch, rồi so với sân nhà mình. Hai bố con dọn một nửa sân để thấy khác biệt. "Làm cho xanh là việc của con, cách nào cũng được, trừ sơn màu." "Con là sếp, sếp của chính con. Con có thích bị cằn nhằn không? Bố là người giúp việc khi bố rảnh. Con là người chấm điểm: mỗi tuần hai lần mình đi một vòng xem." Thỏa thuận hôm thứ Bảy. Từ thứ Bảy tới thứ Ba cậu bé không làm gì, chạy chơi ở công viên. Covey bị cám dỗ quay về kiểu sai vặt ("làm ngay, không thì...!"), tức là chọn trứng vàng thay vì con ngỗng là cam kết bên trong của con. Ông phá thỏa thuận một lần khi gọi hỏi "sân sao rồi con?", rồi chờ tới sau bữa tối để đi vòng xem như đã hẹn. Cậu bé khóc: "Khó quá bố ơi!" Ông hỏi con muốn bố giúp gì. Cậu đưa ông cái bao để nhặt rác còn lại sau bữa tiệc nướng, và ông làm đúng như được nhờ. "Đó là lúc con ký thỏa thuận trong tim." Cả mùa hè cậu chỉ nhờ giúp hai ba lần, giữ sân xanh sạch hơn bao giờ hết, còn mắng anh chị em vứt giấy kẹo cao su.

Bài học về lòng tin. Lòng tin là động lực cao nhất của con người. Nó cần thời gian, kiên nhẫn và đào tạo để năng lực theo kịp mức tin. Làm đúng thì cả hai cùng có lợi và việc xong nhanh hơn; theo Covey, một gia đình tổ chức tốt có thể làm hết việc nhà với khoảng một giờ mỗi người mỗi ngày. Bạn có thể làm giỏi hơn đứa trẻ, nhưng mục đích là trao sức cho đứa trẻ. Với người chưa trưởng thành: ít kết quả hơn, nhiều hướng dẫn hơn, nhiều nguồn lực hơn, báo cáo thường xuyên hơn, hệ quả tức thì hơn. Với người trưởng thành: kết quả thử thách hơn, ít hướng dẫn hơn, báo cáo thưa hơn. Ủy thác tốt là dấu hiệu rõ nhất của quản lý tốt.

Hệ hình Góc II. Chìa khóa nằm ở cách nhìn qua lăng kính tầm quan trọng thay vì cái gấp. Cuối sách có bài tập "Một ngày Góc II ở văn phòng". Mỗi thói quen trong bảy thói quen đều là việc Góc II.

Gợi ý áp dụng. Một, tìm một việc Góc II đang bị bỏ quên mà có tác động lớn, viết ra và cam kết. Hai, vẽ ma trận, ước lượng phần trăm thời gian cho mỗi góc, rồi ghi lại thời gian trong ba ngày theo từng khoảng 15 phút và so sánh. Ba, liệt kê những việc có thể giao và người cần đào tạo. Bốn, sắp xếp tuần tới theo vai trò, mục tiêu, kế hoạch, và cuối tuần tự đánh giá. Năm, cam kết một giờ cố định mỗi tuần để sắp xếp tuần. Sáu, chuyển sổ kế hoạch sang kiểu thế hệ bốn. Bảy, làm bài "Một ngày Góc II ở văn phòng".

Góc nhìn mới của Sean Covey

Góc nhìn mới của Sean Covey: Thói quen 3. Một hôm Stephen tuyên bố cả nhà sẽ đi Đức "sau ba năm nữa"; sổ kế hoạch của lũ trẻ không có trang xa tới thế. Ông giữ chỗ trong lịch trước nhiều năm, có khi cả chục năm: "Gia đình không làm gì cùng nhau vì không lên kế hoạch trước." Sean cho rằng nhờ vậy anh em anh rất gần nhau. Anh trai Stephen M. R. Covey (tác giả "Tốc độ của lòng tin") hồi nhỏ trì hoãn kinh niên, thức trắng đêm, có lần ngủ gục trên bàn bếp với đèn còn bật. Cậu để bài toán tới đêm trước kỳ thi mới học, rồi vào phòng thi quên sạch và trượt; Sean thấy chuyện đó buồn cười lắm.

Nghiện cái gấp. Thói quen 3 là thói quen người ta vật lộn nhiều nhất, và đó là lý do Stephen viết thêm cuốn "First Things First". Nguyên nhân, theo Sean, "đơn giản là cái gấp": phần lớn chúng ta nghiện nó. Sách có Chỉ số Cái gấp gồm 16 câu, mỗi câu chấm 0 (không bao giờ), 2 (thỉnh thoảng) hoặc 4 (luôn luôn). Ví dụ: tôi làm tốt nhất khi bị áp lực; tôi đổ cho nhịp sống vội vã việc không có thời gian suy ngẫm; tôi ghét chờ xếp hàng; tôi thấy có lỗi khi nghỉ; tôi luôn vội; tôi đẩy người khác ra để làm xong dự án; tôi lo khi không liên lạc được với văn phòng; tôi làm việc này mà đầu nghĩ việc khác; tôi giỏi nhất khi có khủng hoảng; tôi bỏ thời gian với người quan trọng để lo khủng hoảng; tôi ăn trong lúc làm việc; "một ngày nào đó tôi sẽ làm điều tôi thật sự muốn"; làm được nhiều việc nghĩa là năng suất. Cách chấm: 0 tới 25 là tư duy gấp thấp; 26 tới 45 là tư duy gấp mạnh; từ 46 trở lên là nghiện cái gấp, tự hủy hoại.

Bận là biểu tượng địa vị. Theo nghiên cứu của Silvia Bellezza, Neeru Paharia, Anat Keinan và Brigid Schulte, một thế kỷ trước địa vị thể hiện qua sự nhàn rỗi, còn nay sự bận rộn mới là dấu hiệu của tận tụy và tiềm năng lãnh đạo. Một phần vì năng suất của người làm việc trí óc khó đo, nên số giờ và việc "có mặt", nay là việc luôn kết nối, được dùng thay.

Chuyển từ cái gấp sang cái quan trọng. Dữ liệu của FranklinCovey: 51,2% thời gian của chúng ta dành cho việc gấp (điện thoại thông minh và mạng xã hội khiến khó tránh Góc I và III hơn), chỉ 30,8% cho Góc II. Sean đặt tên cho các góc. Góc I là Kẻ trì hoãn: căng thẳng, lo âu, kiệt sức, làm việc làng nhàng; Góc III là Người gật đầu: không nói không được với việc gấp, rất bận mà không làm được gì quan trọng, "góc phần tư của sự lừa dối"; Góc IV là Kẻ lười: một bộ phim thì không sao, ba bộ liền là phí thời gian, sinh áy náy và thờ ơ. Góc II là Người biết ưu tiên, "góc phần tư của chất lượng": quan hệ tốt hơn, làm việc giỏi, sống cân bằng, "sửa lưới cửa thay vì đập ruồi". Ví dụ Góc II: lên kế hoạch chuyến đi Đức trước ba năm, tập thể dục, thay dầu xe, sắp xếp tuần, ăn trưa với đồng nghiệp. Góc II cho lợi nhuận theo cấp số nhân; Góc I chỉ cho lại bằng công bỏ ra; Góc III và IV gần như không cho gì.

Giảm Góc III. Sean dẫn nghiên cứu cho rằng sự "đường hầm" do cái gấp gây ra làm giảm khoảng 13 điểm IQ. Cách chữa là nói không (với việc trả lời ngay mọi email và tin nhắn, với những ban bệ cộng đồng lấy mất thời gian cho gia đình và sức khỏe, với những báo cáo không ai đọc) nhờ có một chữ có sâu hơn. Emerson: tội làm phá sản con người và quốc gia là rẽ khỏi mục đích chính để làm vặt chỗ này chỗ kia. Để viết "7 thói quen của bạn trẻ thành đạt" trong khi vẫn làm toàn thời gian và có con nhỏ, Sean nói không với mọi thứ trừ gia đình, công việc và cuốn sách. Anh từ chối cả một vai trò lãnh đạo do một người thầy lớn tuổi mà anh kính trọng mời (một "cuộc gọi khổ sở"), và suốt ba năm bỏ những buổi ngủ nướng sáng thứ Bảy và vài chuyến đi chơi của gia đình. Cuốn sách thành công.

Khóa lịch trước. Ý chính rút ra từ việc FranklinCovey làm với hàng triệu người: mỗi tuần dành 30 phút để lên kế hoạch cho tuần. Stephen nói: "Nếu bạn chỉ lên kế hoạch theo ngày, bạn chỉ đang quản lý khủng hoảng." Và: "Nếu biết 30 phút lên kế hoạch mỗi tuần có thể nâng đòn bẩy cho 168 giờ còn lại, sao bạn lại không làm?" Ông lên kế hoạch tối Chủ nhật: viết các vai trò, quyết định muốn làm gì cho từng vai trò, hỏi lương tâm "việc quan trọng nhất mình có thể làm trong vai trò này tuần này là gì?". Ông tin quan hệ là chất liệu của đời sống: người trên vật, quan hệ trên lịch.

Cơ trưởng Denny Flanagan của United Airlines. Chuyện do đồng nghiệp Sue Dathe-Douglass kể. Sau một lần trễ chuyến 20 tiếng khổ sở ở Chicago, ông kêu gọi hành khách lên máy bay phối hợp với nhau (giúp người có con nhỏ, xe đẩy, khung tập đi) để máy bay tới Los Angeles trước khi sân bay đóng cửa. Tiếp viên làm theo ông, và ông gửi thư cảm ơn viết tay. Khi chuyến bay bị trễ, ông mua pizza hoặc McDonald's cho mọi người, giải thích lý do, đùa "đây là chuyến bay đầu tiên của tôi... trong hôm nay". Ông bốc thăm tặng quà, gọi cho bố mẹ của trẻ đi một mình, chụp ảnh thú cưng trong khoang hàng gửi chủ, giúp người ngồi xe lăn lên máy bay, tặng khách bay thường xuyên tấm thiệp cảm ơn viết tay. "Mỗi ngày tôi làm việc bằng trái tim và chọn thái độ của mình." Đó là cốt lõi của việc quan trọng làm trước: ngăn cái gấp, lên kế hoạch trước, xây quan hệ. Sean chúc bạn nói không nhiều hơn để nói có với điều quan trọng nhất.

Câu hỏi thường gặp

Ma trận quản lý thời gian gồm những góc nào?

Ma trận xếp việc theo hai tính chất gấp và quan trọng. Góc I gấp và quan trọng, như khủng hoảng và hạn chót. Góc II không gấp nhưng quan trọng, như xây quan hệ và lập kế hoạch. Góc III gấp mà không quan trọng. Góc IV thì không cả hai. Người hữu hiệu dồn sức vào Góc II.

Vì sao Covey khuyên sắp xếp theo tuần?

Theo Covey, tuần là một đơn vị trọn vẹn: đủ dài để thấy các vai trò, đủ ngắn để làm được. Bốn bước là xác định vai trò, chọn một hai kết quả cho mỗi vai trò, xếp lịch cho chúng như những cuộc hẹn, rồi điều chỉnh vài phút mỗi sáng khi có chuyện bất ngờ.

Chuyện xanh và sạch dạy gì về ủy thác?

Covey giao cho con trai bảy tuổi việc giữ sân xanh và sạch, cách nào cũng được. Cậu bé là sếp của chính mình và tự chấm điểm. Mấy ngày đầu cậu không làm gì, nhưng Covey giữ thỏa thuận thay vì quay về kiểu sai vặt. Cả mùa hè cậu giữ sân sạch hơn bao giờ hết.

7 thói quen để thành đạtSách