Phụ lục: một ngày Góc II ở văn phòng

Bài tập lên lịch một ngày cho giám đốc tiếp thị theo hai cách: thế hệ thứ ba và Góc II. Phụ lục cho thấy ủy thác và đào tạo thay đổi gì.

Tóm tắt

Phụ lục Một ngày Góc II ở văn phòng là bài tập lên lịch một ngày làm việc cho giám đốc tiếp thị của một hãng dược với mười việc chưa xếp ưu tiên. Covey so cách của thế hệ thứ ba với cách Góc II, nơi ủy thác và đào tạo dần làm khủng hoảng co lại.

Ý chính

• Phần lớn việc P nằm ở Góc I, phần lớn việc PC nằm ở Góc II.
• Cuộc họp không có chương trình thì mọi người tới tay không.
• Ủy thác kèm đào tạo giải phóng thời gian cho cơ hội Góc II.
• Cần kiên nhẫn, bắt đầu với vài việc rồi lan dần.

Áp dụng ngay hôm nay

Chọn một việc lặp lại mà bạn hay tự làm, và dành 30 phút để giao nó cho người khác kèm kết quả mong muốn rõ ràng.

Bài tập và cách của thế hệ thứ ba

Bài tập. Bạn là giám đốc tiếp thị của một hãng dược lớn. Từ một danh sách mười việc chưa xếp ưu tiên, hãy lên lịch cho một ngày làm việc trung bình chín giờ. Các việc gồm: ăn trưa với tổng giám đốc; làm ngân sách quảng cáo cho năm tới (khoảng hai tới ba ngày); khay thư đến đầy ắp; nói chuyện với trưởng phòng kinh doanh về doanh số tháng trước (phòng ở cuối hành lang); thư từ "gấp" (khoảng một giờ); đọc bù các tạp chí y khoa (khoảng một giờ, việc Góc II rõ ràng duy nhất); chuẩn bị bài trình bày cho cuộc họp kinh doanh tháng sau (khoảng hai giờ); tin đồn sản phẩm X không qua được kiểm tra chất lượng; cuộc gọi của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) về sản phẩm X (khoảng một giờ); cuộc họp ban điều hành lúc 2 giờ chiều không rõ nội dung (khoảng một giờ). Bài tập áp dụng Thói quen 1 tới 3, và vì chỉ xét một ngày nên bỏ qua khung tuần của thế hệ thứ tư.

Cách của thế hệ thứ ba. Xếp hạng A, B, C và 1, 2, 3 theo hoàn cảnh. Phần lớn người ta dùng 8 tới 9 giờ sáng để hỏi nội dung cuộc họp, chốt bữa trưa, gọi lại cho FDA; rồi gặp trưởng phòng kinh doanh, xử lý thư từ gấp, lo sản phẩm X; buổi sáng chuẩn bị cho bữa trưa và cuộc họp, chữa cháy sản phẩm X và chuyện doanh số; buổi chiều làm nốt phần còn lại và khay thư. Những việc Góc II (ngân sách quảng cáo, họp kinh doanh, tạp chí) bị đẩy sang hôm khác, và công việc vẫn nằm ở Góc I.

Cách Góc II

Cách Góc II. Phần lớn việc P nằm ở Góc I, phần lớn việc PC nằm ở Góc II. Hãy làm Góc I gọn lại bằng phòng ngừa và nắm bắt cơ hội, và can đảm nói "không" với Góc III, IV. Cuộc họp lúc 2 giờ không có chương trình nên mọi người tới tay không, "bắn từ hông", chia nhau sự thiếu hiểu biết; việc Góc II thành "việc khác"; định luật Parkinson ứng nghiệm. Hãy xin được lên chương trình để trình bày cách cải thiện các cuộc họp ban điều hành: mục đích và chương trình rõ ràng mà mỗi người góp được; chủ tọa soạn chương trình, ưu tiên vấn đề Góc II trước (tư duy sáng tạo trước việc máy móc); biên bản gửi ngay kèm phân công và hạn chót, đưa vào chương trình các lần sau. Điều đó cần chủ động và ân cần, và can đảm hỏi xem có cần cuộc họp đúng như lịch không. Cuộc gọi FDA thì gọi buổi sáng; khó ủy thác; Vòng Ảnh hưởng không đổi được văn hóa của FDA nên hãy tuân thủ, và nếu chuyện này kéo dài thì làm việc phòng ngừa ở quan hệ. Bữa trưa với tổng giám đốc là dịp hiếm để bàn những chủ đề Góc II dài hạn một cách thân mật (chuẩn bị 30 tới 60 phút, hoặc chỉ cần lắng nghe), tức là xây quan hệ.

Ủy thác, đào tạo và kết quả

Ủy thác và đào tạo. Với ngân sách quảng cáo, hãy gọi hai ba cộng sự tới giao việc, yêu cầu "công việc hoàn chỉnh" (chỉ cần bạn ký tắt) hoặc hai ba phương án kèm hệ quả; dành khoảng một giờ thống nhất kết quả mong muốn, hướng dẫn, nguồn lực, trách nhiệm giải trình, hệ quả; tận dụng góc nhìn khác nhau; đầu tư đào tạo họ; với khay thư và thư từ, dành 30 tới 60 phút để bắt đầu đào tạo thư ký nghĩ theo kết quả chứ không theo phương pháp (mất vài tuần hay vài tháng); sau vài tháng người đó xử lý 80 tới 90% việc, thường tốt hơn bạn, vì đầu bạn đang ở các cơ hội Góc II. Với trưởng phòng kinh doanh, nghĩ kỹ về thỏa thuận hiệu suất, xử lý vấn đề kinh niên theo kiểu Góc II cùng với nhu cầu trước mắt, đào tạo người khác lo việc này để vai trò của bạn là lãnh đạo chứ không là quản lý, và chăm quan hệ nếu anh ta có thể phật lòng; với tạp chí y khoa, việc Góc II hay bị trì hoãn, hãy đề xuất cách làm có hệ thống: mỗi nhân viên đọc một số tạp chí và chia sẻ cốt lõi trong họp giao ban, chuyền tay những bài quan trọng; với cuộc họp kinh doanh, giao cho một nhóm nhỏ đại diện nhiều góc nhìn phân tích nhu cầu của nhân viên bán hàng (phỏng vấn, lấy mẫu) và nộp công việc hoàn chỉnh trong một tuần tới mười ngày, gửi chương trình sớm; qua đó rèn họ tư duy dài hạn, tinh thần trách nhiệm, phụ thuộc lẫn nhau sáng tạo, đúng hạn; với sản phẩm X, xét xem đây có phải vấn đề kinh niên, giao phân tích kèm đề xuất, hoặc giao làm rồi báo lại.

Kết quả. Bạn dành cả ngày để ủy thác, đào tạo, chuẩn bị một bài trình bày cho ban điều hành, gọi một cuộc điện thoại và có một bữa trưa có ích; sau vài tuần hay vài tháng, sức ép lịch Góc I lùi dần. Covey thừa nhận cách này lý tưởng hóa; sách nói về thói quen của người hữu hiệu, và bạn vẫn sẽ có lúc ở Góc I, nhưng thu nó về mức kiểm soát được (không khí khủng hoảng làm hại phán đoán và sức khỏe). Cần kiên nhẫn: bắt đầu với vài việc và lan dần tâm thế Góc II, để về sau có những bước cải thiện vượt bậc. Trong gia đình hay doanh nghiệp nhỏ có thể không ủy thác được, nhưng chủ động Góc II vẫn thu nhỏ khủng hoảng trong Vòng Ảnh hưởng của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Bài tập một ngày Góc II là gì?

Bạn đóng vai giám đốc tiếp thị của một hãng dược lớn và phải lên lịch một ngày chín giờ từ mười việc, gồm bữa trưa với tổng giám đốc, ngân sách quảng cáo, khay thư, cuộc gọi của FDA và cuộc họp ban điều hành lúc 2 giờ. Bài tập áp dụng Thói quen 1 tới 3.

Cách thế hệ thứ ba xử lý ngày đó thế nào?

Người dùng cách thế hệ thứ ba xếp hạng A, B, C rồi chữa cháy: gọi lại FDA, gặp trưởng phòng kinh doanh, xử lý thư gấp và sản phẩm X. Những việc Góc II như ngân sách quảng cáo, chuẩn bị họp kinh doanh và đọc tạp chí bị đẩy sang hôm khác.

Cách Góc II khác ở điểm nào?

Bạn dành ngày để ủy thác và đào tạo: giao ngân sách quảng cáo cho cộng sự kèm kết quả mong muốn, đào tạo thư ký nghĩ theo kết quả, đề xuất cách cải thiện cuộc họp và dùng bữa trưa để xây quan hệ. Sau vài tuần hay vài tháng, sức ép của Góc I lùi dần.