Chương 3 và 4. Các loại LLC và thủ tục thành lập

Written By

Trong bang hay ngoài bang, thành viên hay người quản lý điều hành, một hay nhiều thành viên, rồi từng bước lập LLC từ tên tới tài khoản.

Tóm tắt

Chương 3 và 4 là hai chương về chọn loại LLC và thủ tục thành lập. Warda bàn chuyện lập trong bang hay ngoài bang, mô hình điều hành, một hay nhiều thành viên, rồi đi qua chọn và tra tên, tên bị cấm, luật và mẫu đơn của bang, đăng báo, ký tên, thỏa thuận, mẫu thuế, vốn ban đầu và tài khoản ngân hàng.

Ý chính

  • Lợi thế của Delaware phần lớn đã không còn.
  • Tra cứu tên trước khi quảng bá.
  • Vài bang đòi đăng thông báo trên báo.
  • Séc trả cho LLC phải gửi vào tài khoản của LLC.

Áp dụng ngay hôm nay

Tra tên bạn định dùng ở cơ quan đăng ký của bang và ở sổ nhãn hiệu trước khi in bất cứ thứ gì.

Các loại LLC

Trong bang hay ngoài bang (domestic vs foreign). LLC "trong bang" là lập ở chính bang bạn kinh doanh. Lợi thế của Delaware (luật thoáng, nhiều án lệ) phần lớn đã không còn, trừ khi bạn kinh doanh ở đó. Lập ở bang khác có thể có ích nếu bang bạn thu phí LLC hay thuế thu nhập cao, ví dụ một LLC chỉ giữ bất động sản, hoặc một công ty tư vấn ngoài bang nhận bớt lợi nhuận. Cách này tránh được thuế bang nhưng không tránh được thuế liên bang. Hãy kiểm tra bang định nghĩa thế nào là "kinh doanh trong bang", nếu không bạn sẽ trả phí hai lần. Nevada có quyền riêng tư, không có thuế thu nhập bang, không chia sẻ thông tin với IRS, và cũng theo cùng logic đó.

Cái giá của bang khác. Mặt trái của việc lập ở bang khác: phải có người đại diện và văn phòng ở đó, phải đăng ký là công ty ngoài bang tại bang nhà (tốn hơn), có thể bị kiện ở bang thành lập, và có thể phải đóng thuế ở đó.

Thành viên điều hành hay người quản lý điều hành. Một nhóm nhỏ làm việc như những người hùn hạp thì chọn mô hình thành viên điều hành, kèm membership operating agreement. Có thành viên chỉ góp vốn hoặc thuê người quản lý bên ngoài thì chọn mô hình quản lý, kèm management operating agreement.

LLC và PLLC. Người hành nghề chuyên môn (luật sư, bác sĩ, bác sĩ thú y, kiến trúc sư, đại lý bảo hiểm, bác sĩ nắn xương, kế toán) có thể lập PLLC, tức LLC cho nghề chuyên môn. Hãy xem luật bang và hội đồng cấp phép nghề, vì có nơi đòi bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. Quy tắc trong Hình 3.1: chỉ có một mục đích duy nhất là hành nghề (được phép đầu tư tiền), tên phải có "chartered", "professional limited company" hoặc PLLC, chỉ người có giấy phép hành nghề mới được làm thành viên (ai mất giấy phép thì phải rút ra), và chỉ được sáp nhập với đơn vị cùng nghề.

Một hay nhiều thành viên. Đây không chỉ là chuyện đếm người. Người làm một mình có thể thêm vợ hoặc chồng, cha mẹ hay con để có bảo vệ hai chiều. Người có nhiều bất động sản có thể dùng các LLC một thành viên nằm dưới một LLC nhiều thành viên. LLC nào cũng cần thỏa thuận điều hành, và LLC nhiều thành viên phải ghi rõ chuyện chia tay, qua đời và bế tắc. Về thuế: LLC một thành viên không nộp tờ khai riêng, LLC nhiều thành viên nộp mẫu 1065 và phát mẫu K-1 cho từng thành viên. Thuê người làm tốn vài trăm USD, và cộng dồn lại khi có nhiều LLC. Về bảo vệ tài sản: LLC một thành viên có lẽ không có bảo vệ hai chiều, nên nếu có nhiều tài sản thì dùng LLC nhiều thành viên.

Thủ tục thành lập LLC

Chọn tên. Hãy tra cứu trước khi dùng, vì đã có doanh nghiệp quảng bá rầm rộ rồi mới mất cái tên. Các bước tra:

  • Hồ sơ địa phương: kiểm tra văn phòng Bộ trưởng Ngoại vụ bang (secretary of state, cơ quan quản lý đăng ký doanh nghiệp ở các bang Mỹ) qua điện thoại hay trang web (xem Phụ lục A), và sổ đăng ký tên thương mại (fictitious hay assumed name) của bang hoặc quận. Có bang cho nhiều bên đăng ký cùng một tên, và chuyện xâm phạm tùy vào việc ai đang dùng tên đó ở địa phương.
  • Danh bạ doanh nghiệp: xem danh bạ điện thoại và các danh mục, vì người dùng tên mà không đăng ký vẫn có thể có quyền mạnh hơn bạn.
  • Nhãn hiệu liên bang: chủ nhãn hiệu đã đăng ký có thể buộc bạn ngừng dùng và bồi thường. Tra cơ sở dữ liệu của Cục Sáng chế và Nhãn hiệu Mỹ (USPTO) trên mạng (dữ liệu chậm vài tuần và có thể sót), hoặc thuê công ty tra cứu (Government Liaison Services, Thomson & Thomson, XL Corporate Service).
  • Tên giống nhau: sửa tên đi một chút (ví dụ "TriCounty Painting of Libertyville, L.L.C."), hoặc đăng ký LLC dưới một tên (Freida Jones, L.L.C.) rồi kinh doanh dưới tên thương mại (Flowers by Freida). Nhưng nếu sau này mở rộng sang vùng có người khác đang dùng tên đó, bạn có thể bị cấm. Đăng ký nhãn hiệu cho bạn quyền dùng riêng ở mọi nơi chưa có ai dùng.
  • Yêu cầu về tên: phải cho thấy đây là LLC (L.L.C., LLC, L.C., limited company, limited liability company; có bang cho dùng "limited" hay "ltd."). Hãy xem quy định của bang.

Tên bị cấm và nhãn hiệu. Tên không được ngụ ý là cơ quan nhà nước, hay là ngành nghề mà bạn không được phép làm (danh sách từ bị hạn chế ở dạng ảnh). LLC nghề chuyên môn phải có chữ riêng theo nghề. Tên doanh nghiệp chỉ đăng ký nhãn hiệu được khi gắn với hàng hóa hay dịch vụ. Đăng ký cho bạn quyền riêng, trừ nơi người khác đã dùng trước. Nhãn hiệu đăng ký theo nhóm hàng hóa: kẹo cao su Zapata và giày Zapata có thể cùng tồn tại, trừ những nhãn hiệu nổi tiếng như Coca-Cola. Mỗi nhóm một khoản phí. Đăng ký ở bang thì rẻ, có hiệu lực toàn bang, nhưng không ảnh hưởng người dùng trước hay các bang khác. Đăng ký liên bang ở USPTO có phí 325 USD nộp mạng, 375 USD nộp giấy.

Tên chưa đăng ký vẫn có quyền, nên tránh tên giống doanh nghiệp địa phương. Hãy tra Google, Yahoo, White Pages, switchboard.com. Tên thương mại: LLC có thể kinh doanh dưới tên khác (ví dụ Elizabeth Bartlett, LLC kinh doanh dưới tên Betty B's Breads & Buns), đăng ký với bang hoặc văn phòng lưu hồ sơ của quận. Hãy dùng kèm tên pháp lý để công chúng biết đây là LLC, nếu không sẽ có nguy cơ bị xuyên màn.

Luật và mẫu đơn của bang. Mỗi bang một khác. Có bang gửi một tờ hướng dẫn, có bang gửi cả tập hồ sơ. Dùng mẫu của bang thì xử lý nhanh hơn, và California bắt buộc dùng mẫu của mình. Không bang nào cung cấp mẫu thỏa thuận điều hành. Hồ sơ sai thường được trả lại để sửa. Hãy tìm luật của bang trên mạng hoặc ở thư viện, kiểm tra xem đã cập nhật chưa và kỳ họp lập pháp gần nhất là khi nào. Đừng ngại vì luật dài, những phần về sáp nhập hay giải thể không liên quan tới bạn.

Giấy thành lập LLC (articles of organization, trang 54-57). Nộp cho văn phòng Bộ trưởng Ngoại vụ bang là LLC ra đời. Nội dung thường có:

  • Tên kèm hậu tố LLC.
  • Mục đích, thường ghi "mọi mục đích hợp pháp".
  • Thời hạn: vĩnh viễn. Riêng Utah tối đa 99 năm, Nebraska và South Dakota tối đa 30 năm.
  • Người đại diện và văn phòng đăng ký: bất kỳ cá nhân hay công ty nào, thường là một thành viên ở địa chỉ kinh doanh. Thường không được dùng nhà ở, trừ khi đó cũng là văn phòng.
  • Cách quản lý (thành viên hay người quản lý điều hành), kèm tên và địa chỉ.
  • Địa chỉ kinh doanh chính (địa chỉ đường phố).
  • Ngày hiệu lực, thường là ngày nộp.
  • Câu khẳng định thành viên không chịu trách nhiệm cá nhân: bắt buộc ở Hawaii, South Carolina, South Dakota, Vermont, West Virginia. Mẫu trong sách có câu này. Đừng bao giờ đánh dấu ô nói rằng thành viên phải chịu trách nhiệm.

Giấy thành lập gọn. Nên giữ giấy thành lập tối thiểu, đưa phần còn lại vào thỏa thuận điều hành vì dễ sửa hơn. Những điều khoản tùy chọn hoặc bắt buộc ở vài nơi: quyền nhận thành viên mới (mẫu: cần mọi người đồng ý), quyền tiếp tục kinh doanh khi một thành viên qua đời, nghỉ, bị khai trừ hay phá sản (mẫu: cần các thành viên còn lại đồng ý hết), ghi tên người lập hồ sơ (Colorado, DC, Illinois, Oregon). LLC nghề chuyên môn có thêm điều khoản riêng: một nghề duy nhất, thành viên phải có giấy phép, có nơi đòi bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, kèm một điều khoản mẫu về việc bị thu hồi giấy phép.

Ký tên. Có bang cho ai ký cũng được, có bang đòi thành viên ký. An toàn nhất là để mọi thành viên ký bằng mực đen, kèm tên in. Hình 4.3 liệt kê các mẫu đơn thêm mà vài bang đòi. Thời gian xử lý mỗi nơi một khác, có thể trả phí để làm nhanh hoặc gửi trả bằng chuyển phát.

Đăng báo. Vài bang đòi đăng thông báo trên báo. Hãy chọn một tờ báo rao vặt nhỏ để tiết kiệm vài trăm USD (xem Phụ lục A).

Thỏa thuận thành viên hoặc thỏa thuận quản lý. Quyết định mô hình thành viên điều hành hay người quản lý điều hành. Luôn có văn bản ghi quyền và nghĩa vụ của thành viên hay người quản lý, kể cả LLC một thành viên, để chứng minh không có trách nhiệm cá nhân và tránh bị xuyên màn. Nhưng đừng đặt ra thủ tục mà mình sẽ không làm theo. Hình 4.4 là mẫu trống của membership operating agreement, Hình 4.5 là mẫu trống của management operating agreement.

Vốn ban đầu. Tiền cho công ty vay thì rút ra được mà không bị đánh thuế, nên chủ hay muốn góp ít vốn. Nhưng vốn quá mỏng (undercapitalization) có thể khiến bạn chịu trách nhiệm cá nhân. Không có quy tắc cố định. Doanh nghiệp dịch vụ thì vài nghìn USD. Doanh nghiệp cần nhiều máy móc thì không thể chỉ góp 1.000 USD vốn rồi cho vay 99.000 USD. Một cách đo: ngân hàng sẽ cho vay bao nhiêu (ví dụ góp 5.000 USD, chủ cho vay 95.000 USD). Hãy hỏi kế toán. Góp máy móc sẵn có với giá không cao hơn giá thị trường hợp lý. Đổi công sức lấy phần vốn (ví dụ một người góp máy móc, người kia làm không lương ba tháng để lấy 50%) bị cấm ở vài bang.

Mẫu thuế:

  • SS-4 để xin mã số thuế liên bang (EIN), cần có trước khi mở tài khoản ngân hàng. Nộp mạng là nhanh nhất. Gửi thư mất 2 tới 3 tuần, fax vài ngày, gọi điện 20 tới 40 phút. Sau đó bạn sẽ nhận Circular E (hướng dẫn thuế lương), mẫu W-4, phiếu nộp thuế và mẫu 941.
  • Mẫu 8832 (chọn cách đánh thuế, có từ năm 1997): chọn đánh thuế như hợp danh hay như công ty cổ phần. LLC một thành viên chọn giữa doanh nghiệp một chủ và công ty cổ phần. Đánh thuế chuyển thẳng thường có lợi hơn, vì đánh thuế như công ty cổ phần sẽ bị thuế hai lần, trừ khi lợi nhuận được trả thành lương (được trừ thuế). Lương quá cao có thể bị IRS bác. Nếu chọn thuế chuyển thẳng thì không cần nộp gì. Nếu chọn thuế công ty thì phải nộp trong 75 ngày.
  • Mẫu 2553 (chọn tư cách công ty S), cũng trong 75 ngày.

Nhân viên. Báo cáo người mới tuyển, khấu trừ thuế, thuế thất nghiệp bang và liên bang, luật chống phân biệt đối xử và lương tối thiểu, áp phích bắt buộc ở nơi làm việc. Một vụ án liên bang năm 2007 cho rằng thành viên LLC đánh thuế kiểu hợp danh hay doanh nghiệp một chủ phải chịu cá nhân thuế lương.

Tài khoản ngân hàng. Séc trả cho LLC không rút tiền mặt được mà phải gửi vào tài khoản. Tài khoản doanh nghiệp có phí. Ví dụ: tài khoản cá nhân được 6 USD tiền lãi, còn tài khoản doanh nghiệp phải trả 40 USD phí. Hãy so sánh các ngân hàng (có nơi miễn phí nếu giữ số dư 1.000 tới 2.500 USD), giao dịch qua thư, kết hợp tài khoản séc với tài khoản thị trường tiền tệ (mở ở công ty môi giới nếu ngân hàng thu phí gửi tiền), đặt in séc ở nhà in tư nhân, và dùng séc cỡ cá nhân cũng được.

Giấy phép. Giấy phép hành nghề của quận (ở văn phòng thu thuế) và giấy phép của thành phố (mỗi thành phố bạn làm việc; ví dụ thợ xây chỉ cần khi bắt đầu một công trình). Kiểm tra quy hoạch (zoning) trước. Kinh doanh tại nhà có thể vướng quy hoạch: giữ kín đáo, dùng hộp thư bưu điện (nhưng bang đòi địa chỉ đường phố). Có những lập luận về quy hoạch, nhưng ra tòa thì không đáng. Hình 4.6 là danh sách kiểm tra các bước lập LLC (dạng bảng).

Câu hỏi thường gặp

Có nên lập LLC ở Delaware không?

Theo sách, lợi thế của Delaware như luật thoáng và nhiều án lệ phần lớn đã không còn, trừ khi bạn kinh doanh ở đó. Lập ở bang khác thì phải có người đại diện ở đó, đăng ký thêm tại bang nhà, và có thể bị kiện ở bang thành lập.

Thủ tục lập LLC gồm những bước nào?

Theo sách, bạn chọn và tra tên, kiểm tra tên bị cấm và nhãn hiệu, lấy mẫu đơn của bang, nộp giấy thành lập, đăng báo nếu bang đòi, soạn thỏa thuận thành viên, nộp các mẫu thuế, góp vốn ban đầu và mở tài khoản ngân hàng.

Nội dung này có thay cho tư vấn pháp lý không?

Không. Đây là thông tin chung về luật Mỹ theo ấn bản của sách. Luật khác nhau giữa các bang và thay đổi theo thời gian, và các con số về thuế, phí hay mức miễn trừ có thể đã cũ. Trước khi ký hay nộp giấy tờ, hãy hỏi luật sư hoặc kế toán nơi bạn kinh doanh.