Chương 9 và 10. Các loại công ty cổ phần và thủ tục thành lập

Written By

Công ty S, công ty nghề chuyên môn, rồi từng bước lập công ty cổ phần: tra tên, điều lệ, thỏa thuận cổ đông, quy chế và sổ biên bản.

Tóm tắt

Chương 9 và 10 là hai chương về các loại công ty cổ phần và thủ tục thành lập. Warda nêu điều kiện để là công ty S, công ty nghề chuyên môn, rồi đi qua tra tên, điều lệ thành lập, thỏa thuận cổ đông, quy chế nội bộ, đồ dùng của công ty, đề nghị mua cổ phần, thuế cổ phần và sổ biên bản.

Ý chính

  • Công ty S có các điều kiện riêng về cổ đông.
  • Người hành nghề chuyên môn dùng công ty nghề chuyên môn.
  • Có từ hai cổ đông thì nên có thỏa thuận cổ đông.
  • Quy chế nội bộ là luật chơi bên trong công ty.

Áp dụng ngay hôm nay

Nếu bạn định lập công ty cổ phần với người khác, viết trước các điều khoản thỏa thuận cổ đông bạn muốn có.

Các loại công ty cổ phần

Trong bang hay ngoài bang. Lợi thế của Delaware phần lớn đã hết. Nhưng nếu bang bạn thu phí công ty cao (như California), bạn có thể tiết kiệm bằng cách lập ở Delaware khi không hoạt động ở bang mình. Nếu bang bạn có thuế thu nhập cao (như New York), một công ty ở bang nhà có thể trả lợi nhuận cho một công ty Delaware không kinh doanh ở đó. Nevada: luật thoáng, cho phép cổ phiếu vô danh (bearer stock), có quyền riêng tư, không chia sẻ thông tin với IRS, không có thuế thu nhập bang.

Lập hai công ty. Dùng hai công ty để chuyển lợi nhuận sang một bang không có thuế thu nhập. Thuế liên bang không đổi. Vấn đề ở cấp bang là công ty ngoài bang có bị coi là "kinh doanh" ở bang bạn không (hoạt động thụ động như cho vay hay sở hữu bất động sản cho thuê có thể không cần đăng ký). Ví dụ: một nhà thầu sơn giữ công ty hoạt động ở bang nhà, đặt nhà xưởng và máy móc vào một công ty Nevada rồi cho công ty nhà thuê lại. Công ty ở bang nhà hòa vốn, lợi nhuận nằm ở Nevada. Hãy hỏi chuyên gia thuế địa phương, vì luật bang có thể có điều khoản bao trùm để chặn cách này. Chi phí lập ở bang khác: người đại diện và văn phòng ở đó, đăng ký công ty ngoài bang ở bang nhà, có thể bị kiện ở bang thành lập, có thể phải đóng thuế thu nhập bang.

Công ty S và công ty C. Công ty S (trước gọi là Subchapter S) được thuế chuyển thẳng: công ty chỉ nộp tờ khai thông tin và báo cho cổ đông phần của họ theo tỷ lệ cổ phần. Cách này tránh thuế hai lần, và chuyển các khoản lỗ khởi nghiệp hay khấu hao sang cổ đông. Nhiều người chọn S lúc đầu rồi sau chuyển sang C (có thời gian chờ nếu muốn quay lại). Thường không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cấp bang. Nhược điểm: cổ đông đóng theo thuế suất cá nhân; cổ đông không tham gia điều hành không trừ được lỗ; một số phúc lợi (bảo hiểm y tế, nhân thọ) có thể không được trừ.

Điều kiện để là công ty S:

  • Tối đa 100 cổ đông, không có người nước ngoài không cư trú hay công ty làm cổ đông, mọi cổ đông đồng ý; vợ chồng cùng đứng tên tính là một.
  • Chỉ một loại cổ phần.
  • Không thuộc một nhóm công ty liên kết.
  • Ít nhất 20% thu nhập từ Mỹ và không quá 20% thu nhập thụ động (lãi, tiền thuê, cổ tức, tiền bản quyền, lãi chứng khoán).
  • Nộp mẫu 2553 trước ngày 15 của tháng thứ ba trong năm thuế muốn áp dụng, và được IRS chấp thuận (thường chỉ là thủ tục).

Thuế hai lớp. Công ty C đóng thuế trên lợi nhuận ròng. Lương được trừ thuế ở công ty nhưng người nhận phải đóng thuế. Cổ tức bị đánh thuế hai lần. Mô hình này có lợi khi thuế suất của cổ đông cao hơn của công ty và tiền được giữ lại để mở rộng. Các phúc lợi (y tế, tai nạn, nhân thọ) được trừ thuế. Phần lớn các bang chỉ đánh thuế công ty C. Không có điều kiện gì, và công ty nào không chọn S thì là C. Nhiều chủ nhỏ nhận hết lợi nhuận dưới dạng lương, nhưng lương phải hợp lý, phần vượt có thể bị coi là cổ tức.

Công ty khép kín (closely-held corporation). Hạn chế chuyển nhượng cổ phần: phải chào bán cho công ty hoặc các cổ đông trước, và phải được đồng ý về người mua. Ghi điều này vào quy chế nội bộ và trên giấy chứng nhận cổ phần (ở nhiều bang ghi cả trong điều lệ).

Công ty nghề chuyên môn (P.A. hay P.C.). Dành cho luật sư, bác sĩ, kế toán công chứng (CPA), bác sĩ thú y, kiến trúc sư, đại lý bảo hiểm, bác sĩ nắn xương. Chỉ một mục đích duy nhất (được đầu tư tiền). Tên phải có chartered, professional association, professional corporation hoặc P.A., P.C. (không dùng company, corporation, incorporated). Chỉ người có giấy phép mới được làm cổ đông, mất giấy phép thì phải rút ra hoặc giải thể, không được lập quỹ ủy thác biểu quyết. Chỉ sáp nhập với công ty cùng nghề. Hãy hỏi luật sư.

Công ty phi lợi nhuận. Dành cho câu lạc bộ, nhà thờ, tổ chức từ thiện, và nằm ngoài phạm vi cuốn sách. Một doanh nghiệp cũng có thể là phi lợi nhuận: không chia lợi nhuận cho người sáng lập, nhưng vẫn có thể trả lương cao và có lợi thế thuế.

Thủ tục thành lập công ty cổ phần

Tra cứu tên. Cùng cách làm như chương về LLC: kiểm tra hồ sơ công ty ở văn phòng Bộ trưởng Ngoại vụ bang (có bang tra được trên mạng; findlaw có đường dẫn tới trang của các bang), sổ đăng ký tên thương mại (của quận hoặc bang, có khi phải tra riêng), danh bạ điện thoại và danh mục, các trang Trang Vàng (switchboard.com tra được mọi bang), và hệ thống tra nhãn hiệu TESS của USPTO (trước đây thuê công ty tra tốn hơn 100 USD). Giữ chỗ tên thường không có ích, trừ khi muốn giữ tên trong lúc chờ kết quả tra nhãn hiệu.

Tên thương mại. Công ty có thể kinh doanh dưới tên khác, khi có nhiều mảng kinh doanh hoặc tên mình muốn đã có người dùng. Đăng ký tên thương mại không cho bạn quyền gì, và nhiều bang không kiểm tra trùng tên. Hãy dùng kèm tên công ty ("Smith Enterprises, Inc. d/b/a Internet Resources" hoặc "một bộ phận của...") để tránh bị xuyên màn. Sách nhắc lại ví dụ Flowers by Freida (Pensacola và Miami) và mẹo bảo vệ bằng nhãn hiệu. Tên bị cấm có ở Hình 10.2 (dạng bảng). Nhãn hiệu: cùng quy tắc nhóm hàng hóa (kẹo cao su Kapow và giày Kapow; không ai được làm giày Coca-Cola), phí theo từng nhóm, đăng ký bang hoặc liên bang (phí liên bang 375 USD tại thời điểm sách in).

Điều lệ thành lập. Nộp cho cơ quan lưu hồ sơ của bang (tên gọi có thể là articles, certificate hay charter). Càng ngắn càng tốt, vì quyền hạn của công ty đã có trong luật bang. Các chi tiết như mục đích, quy tắc hoạt động, mệnh giá nên đưa vào quy chế nội bộ, vì sửa điều lệ khó. Nội dung thường có:

  • Tên, kèm một trong các chữ Incorporated, Inc., Corporation, Corp., Company, Co.
  • Địa chỉ văn phòng chính và địa chỉ nhận thư.
  • Số cổ phần được phép phát hành, nên là số chẵn như 100, 1.000, 1.000.000, và gấp 2 tới 4 lần số định phát hành ban đầu. Nếu có nhiều loại cổ phần thì phải nêu ưu đãi và quyền của từng loại (sách chỉ bàn một loại).
  • Mệnh giá (par value): phải trả đủ mệnh giá, nếu không cổ đông có thể phải chịu phần thiếu. Tác giả dùng định nghĩa mệnh giá khá lỏng, và lưu ý giá trị tài sản ròng có thể có ý nghĩa.
  • Người đại diện và văn phòng đăng ký, kèm giấy chấp nhận. Không được là nhà ở, trừ khi đó cũng là văn phòng. Không làm đúng thì công ty không được khởi kiện và có thể bị phạt.
  • Người lập hồ sơ thành lập (incorporator): bất kỳ ai, kể cả người không có quyền lợi gì sau này. Ở thủ phủ các bang có dịch vụ nộp hộ, vài bang cho nộp qua fax.
  • Thời hạn: bỏ trống nếu là vĩnh viễn.
  • Ngày hiệu lực (tùy chọn, nếu không thì tính từ ngày nộp).
  • Chữ ký và ngày của người lập hồ sơ, kèm giấy chấp nhận của người đại diện.

Mẫu đơn. Không có mẫu bắt buộc, vài bang có mẫu riêng. Thường không cần bản sao có chứng thực: gửi một bản photo để bang đóng dấu và gửi lại. Mất khoảng 1 tới 2 tuần, nhanh hơn nếu gửi kèm phong bì chuyển phát trả trước.

Thỏa thuận cổ đông. Khi có từ hai cổ đông trở lên, hãy viết ra điều gì sẽ xảy ra khi bất đồng. Cổ đông thiểu số ở công ty khép kín có nguy cơ bị kẹt vốn mà không có lối ra. Kể cả công ty gia đình cũng nên có, để tránh kiện tụng. Một thỏa thuận thật sự thì phức tạp và nên để luật sư soạn (so chi phí đó với chi phí kiện tụng). Hình 10.3 là một mẫu trống đơn giản cho công ty nhỏ, và nên xem lại khi công ty lớn lên. Hãy tính trước cho những chuyện xấu như phá sản hay qua đời.

Những điểm chính. Các vấn đề chính:

  • Quyền của cổ đông thiểu số: ai nắm dưới 50% có thể bị chôn vốn.
  • Đa số đặc biệt hoặc nhất trí cho các thay đổi lớn. Nhưng nếu cần nhất trí thì một người nắm 10% có thể phá một thương vụ bán công ty. Cách cân bằng: cho người 10% phản đối quyền mua lại phần 90%.

Các điều khoản trong mẫu:

  • Chỉ được chuyển nhượng khi mọi người đồng ý. Nếu không, người muốn đi phải từ chức và để công ty mua lại.
  • Mua lại khi cổ đông qua đời, từ chức, mất năng lực, phá sản, hoặc cổ phần bị chuyển nhượng hay bị kê biên: công ty mua toàn bộ cổ phần trong 30 ngày sau khi định giá.
  • Giá trị cổ phần ghi theo từng cổ phần, xem lại hằng năm và mỗi khi có giao dịch bán, quyết bằng biểu quyết nhất trí. Nếu không thống nhất thì do kế toán của công ty định giá, có tranh cãi thì thêm kế toán thứ hai, và nếu hai người này không khớp thì có kế toán thứ ba.
  • Bảo vệ tư cách công ty S: công ty có quyền chặn người nhận chuyển nhượng không đủ điều kiện.
  • Dòng ghi chú trên giấy chứng nhận cổ phần rằng cổ phần chịu sự ràng buộc của thỏa thuận.
  • Thủ tục gửi thông báo.
  • Chấm dứt khi công ty phá sản, có người quản lý tài sản, giải thể, hoặc khi mọi người đồng ý bằng văn bản.
  • Các điều khoản chuẩn: toàn bộ thỏa thuận, người thừa kế và người được chuyển giao, tính độc lập của từng điều khoản, cách dùng giống.
  • Trọng tài bắt buộc: từ bỏ quyền ra tòa, trừ khi để thi hành phán quyết.
  • Chọn luật áp dụng.

Các điều khoản khác sách bàn tới:

  • Nỗ lực tối đa (best efforts): số giờ làm việc mong đợi, chuyện làm ăn cạnh tranh.
  • Quyền làm thành viên hội đồng quản trị: giúp cổ đông thiểu số nắm thông tin, nhưng không bảo đảm quyền kiểm soát.
  • Lương: chỉ thay đổi khi nhất trí hoặc đa số đặc biệt.
  • Chức danh điều hành: thay đổi cần nhất trí hoặc đa số đặc biệt, và tính trước trường hợp mất năng lực.
  • Mua lại bắt buộc: có thể để mở theo cả hai chiều, kiểu "shotgun" (một bên ra giá, bên kia chọn mua hay bán), hoặc áp dụng cho cổ phần của một cổ đông cụ thể. Nên có công thức tính giá.
  • Giới hạn chuyển nhượng: tránh vi phạm luật chứng khoán và tránh người nắm cổ phần không mong muốn, đi kèm điều khoản mua lại.
  • Phát hành thêm cổ phần và sáp nhập: cần đa số hoặc nhất trí. Phát hành cổ phần mới theo tỷ lệ đang nắm giữ để giữ thế cân bằng.
  • Cấm chuyển tài sản lớn để đổi lấy thứ không phải tiền mặt.
  • Ghi chú trên giấy chứng nhận, thủ tục thông báo.
  • Trọng tài: rẻ và nhanh hơn tòa án, trọng tài viên thường là luật sư hoặc cựu thẩm phán.
  • Điều khoản chuẩn (toàn bộ thỏa thuận, tính độc lập, chọn luật).

Giấy tờ tổ chức. Quy chế nội bộ và biên bản là bắt buộc. Thông qua quy chế và ghi biên bản cuộc họp tổ chức ngay trong lần họp đầu. Giấy miễn thông báo (waiver of notice) do mọi người ký, khi họp gấp. Nghị quyết cho các quyết định lớn (chọn ngân hàng, chọn tư cách S).

Quy chế nội bộ (Hình 10.4). Đây là mẫu trống: điền tên, bang, thành phố đặt văn phòng, ngày họp thường niên, số thành viên hội đồng. Những điểm chính trong mẫu:

  • Cổ đông: số đại biểu tối thiểu (quorum) là đa số cổ phần đã phát hành, nhưng không bao giờ dưới một phần ba. Hoãn họp theo đa số phiếu. Biểu quyết theo đa số phiếu bầu, mỗi cổ phần một phiếu. Ủy quyền bỏ phiếu bằng văn bản, có hiệu lực 11 tháng nếu không ghi khác. Văn bản đồng ý nhất trí có thể thay cho cuộc họp.
  • Hội đồng quản trị: số thành viên do quy chế quy định, bầu theo đa số, nhiệm kỳ tới cuộc họp thường niên kế tiếp. Ghế trống do các thành viên còn lại lấp. Hội đồng điều hành công ty. Họp thường niên ngay sau cuộc họp cổ đông. Họp bất thường do Chủ tịch hoặc một thành viên hội đồng triệu tập, báo trước 5 ngày (có thể miễn; có mặt là coi như bỏ quyền phản đối). Có thể có Chủ tịch hội đồng (Chairman). Số đại biểu tối thiểu là đa số hội đồng, mỗi người một phiếu. Quyết định theo đa số người có mặt hoặc văn bản đồng ý nhất trí. Được họp qua điện thoại. Từ chức bằng văn bản, bãi nhiệm theo đa số cổ đông (hoặc do hội đồng nếu có lý do chính đáng). Thành viên hội đồng không nhận lương, chỉ nhận khoản cố định khi dự họp và chi phí.
  • Chức danh điều hành: Chủ tịch (giám đốc điều hành), Thư ký, Thủ quỹ và các chức khác khi cần, do hội đồng bầu hằng năm, bãi nhiệm theo đa số hội đồng dù có hay không có lý do. Ghế trống do hội đồng lấp, thù lao do hội đồng định, nhiệm vụ có thể giao lại. Được bỏ phiếu bằng cổ phần công ty khác mà công ty nắm giữ.
  • Các ủy ban: ủy ban điều hành và các ủy ban khác lập bằng nghị quyết, có biên bản.
  • Sổ sách: báo cáo tài chính năm (bảng cân đối và bảng thu chi) trong một số tháng nhất định sau khi kết thúc năm. Hồ sơ lưu vĩnh viễn ở văn phòng đăng ký hoặc nơi kinh doanh chính. Cổ đông có quyền xem khi yêu cầu bằng văn bản và nêu mục đích.
  • Cổ phần: giấy chứng nhận do Chủ tịch và Thư ký ký, đóng dấu, chỉ phát hành khi đã trả đủ. Sổ cổ đông: công ty coi người đứng tên trong sổ là chủ. Cổ tức bằng tiền, tài sản hay cổ phần, nếu công ty còn khả năng thanh toán và không vì thế mà mất khả năng thanh toán.
  • Năm tài chính trùng năm thuế. Con dấu công ty là tùy chọn.
  • Sửa đổi: điều lệ sửa theo luật bang. Quy chế do hội đồng sửa, nhưng cổ đông có thể bác, và quy chế do cổ đông thông qua thì hội đồng không được sửa.
  • Bồi hoàn (indemnification): công ty bồi hoàn cho chức danh điều hành, thành viên hội đồng và nhân viên ở mức tối đa luật bang cho phép.
  • Thư ký xác nhận quy chế.

Mẫu thuế (150). Mã số thuế liên bang (EIN) qua mẫu SS-4, cần có trước khi mở tài khoản ngân hàng. Gửi thư mất vài tuần. Gọi số 800-829-4933 thì có ngay trong ngày (hãy điền sẵn mẫu, có thể phải fax). Làm trên irs.gov thì nhận EIN điện tử, giấy xác nhận tới sau hai tuần. Sau đó bạn sẽ nhận Circular E, mẫu W-4, phiếu nộp thuế và mẫu 941. Mẫu 2553 nộp trong 75 ngày kể từ khi thành lập, nên ký và nộp ngay tại cuộc họp tổ chức. Mẫu của bang: phần lớn các bang có thuế thu nhập doanh nghiệp (vài bang miễn cho công ty S nhưng vẫn phải nộp mẫu). Người bán lẻ phải đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng (có phí, đôi khi phải ký quỹ). Hãy xin cơ quan thuế bang bộ mẫu cho công ty mới.

Đồ dùng của công ty. Hồ sơ lưu vĩnh viễn (điều lệ, biên bản, sổ cổ phần, tên thương mại, các việc pháp lý khác) để trong một bìa còng. Không cần mua bộ "corporate kit", vì mẫu đã có trong sách (Hình 10.5 liệt kê nơi bán). Con dấu: con dấu nổi kim loại làm riêng, hoặc (ở vài bang) con dấu cao su, ghi đúng tên công ty, chữ "SEAL" và năm thành lập.

Giấy chứng nhận cổ phần (Hình 10.6). Không phải bang nào cũng bắt buộc nhưng nên có. Mặt trước phải ghi tên công ty, bang, tên cổ đông, số lượng, loại và đợt cổ phần, có chữ ký của các chức danh được chỉ định. Nếu có nhiều loại cổ phần thì phải nói rằng có thể xin thông tin về quyền của từng loại. Các hạn chế phải được ghi rõ hoặc cung cấp miễn phí.

Đề nghị mua cổ phần (Offer to Purchase Stock) ghi rằng cổ phần phát hành theo điều 1244. Nhờ vậy, nếu doanh nghiệp thất bại, cổ đông được trừ tối đa 50.000 USD (100.000 USD với vợ chồng) như khoản lỗ thông thường, thay vì lỗ vốn chỉ được trừ 3.000 USD mỗi năm.

Cách đứng tên cổ phần. Đứng tên một mình thì khi mất phải qua thủ tục chia di sản qua tòa (probate). Đứng tên chung với quyền thừa hưởng khi người kia mất (joint tenants with survivorship) thì tránh được thủ tục đó, nhưng có thể mất một nửa khi ly hôn; cách này hợp nhất với vợ chồng cùng điều hành doanh nghiệp. Đăng ký chuyển giao khi mất (transfer-on-death) theo Đạo luật thống nhất về đăng ký chứng khoán chuyển giao khi mất, áp dụng ở mọi bang trừ Louisiana và Texas.

Thuế cổ phần. Vài bang đánh thuế khi phát hành hay chuyển nhượng cổ phần. Hãy đóng, nhưng sắp xếp cổ phần cho đỡ tốn. Đừng bao giờ bỏ qua, vì như thế dễ bị xuyên màn. Ohio đánh thuế theo số cổ phần (0,10 USD mỗi cổ phần cho 1.000 cổ phần đầu, tối thiểu 85 USD), nên hãy cho phép 850 cổ phần; ví dụ vốn 5.000 USD thì cho phép 850 cổ phần, phát hành 500 cổ phần giá 10 USD, mệnh giá 2 USD. Florida đánh thuế cổ phần đã phát hành qua thuế tem chứng từ khi thanh toán, nên hãy cho phép 1.000.000 cổ phần mệnh giá 0,001 USD cho 1.000 USD, phần vốn thêm ghi là thặng dư vốn hoặc khoản vay.

Cuộc họp tổ chức. Đây mới là lúc công ty thật sự "ra đời": phát hành cổ phần, bầu hội đồng và các chức danh, chọn tư cách S và thông qua các kế hoạch phúc lợi. Chuẩn bị sẵn giấy tờ như một kịch bản (Hình 10.7 là chương trình họp). Giấy chứng nhận cổ phần được đánh số và phát khi đã trả tiền (kiểm tra thuế và phí).

Sổ biên bản gồm 14 mục: trang bìa; mục lục; giấy xác nhận đã nộp hồ sơ của bang; bản sao điều lệ; đăng ký tên thương mại; đăng ký nhãn hiệu; giấy miễn thông báo; biên bản họp tổ chức; quy chế nội bộ; mẫu giấy chứng nhận cổ phần; đề nghị mua cổ phần; các mẫu thuế (SS-4 và EIN, mẫu 2553 kèm giấy chấp thuận của IRS, mẫu và mã số thuế bang); sổ chuyển nhượng cổ phần; cuống giấy chứng nhận.

Tài khoản ngân hàng. Séc trả cho công ty phải gửi vào tài khoản. Phí có thể cao vô lý, nên hãy so tài khoản cá nhân với tài khoản công ty, tìm nơi miễn phí khi giữ số dư 1.000 tới 2.500 USD, giao dịch qua thư hoặc qua mạng, đặt in séc ở ngoài. Mở tài khoản thường cần điều lệ, EIN (có thể cả giấy phép kinh doanh), và ngân hàng sẽ đưa mẫu nghị quyết ngân hàng của họ. Giấy phép: thuế giấy phép địa phương (mỗi thành phố hay quận nơi bạn làm việc hoặc có văn phòng), giấy phép của bang cho một số ngành nghề (khác nhau theo bang), và kiểm tra quy hoạch trước. Hình 10.8 là danh sách kiểm tra để lập một công ty cổ phần đơn giản (dạng bảng).

Câu hỏi thường gặp

Thỏa thuận cổ đông dùng để làm gì?

Theo sách, khi có từ hai cổ đông, thỏa thuận cổ đông viết ra điều gì sẽ xảy ra khi bất đồng. Cổ đông thiểu số ở công ty khép kín dễ bị kẹt vốn mà không có lối ra, nên kể cả công ty gia đình cũng nên có. Bản đầy đủ nên để luật sư soạn.

Sổ biên bản của công ty gồm gì?

Theo sách, sổ biên bản gồm 14 mục như trang bìa, mục lục, giấy xác nhận nộp hồ sơ, bản sao điều lệ, biên bản họp tổ chức, quy chế nội bộ, mẫu giấy chứng nhận cổ phần, các mẫu thuế và sổ chuyển nhượng cổ phần. Đây là hồ sơ lưu vĩnh viễn của công ty.

Nội dung này có thay cho tư vấn pháp lý không?

Không. Đây là thông tin chung về luật Mỹ theo ấn bản của sách. Luật khác nhau giữa các bang và thay đổi theo thời gian, và các con số về thuế, phí hay mức miễn trừ có thể đã cũ. Trước khi ký hay nộp giấy tờ, hãy hỏi luật sư hoặc kế toán nơi bạn kinh doanh.