Chương 6. Lập và vận hành LLC: giấy tờ

Written By

Giấy thành lập, chọn tên, thỏa thuận điều hành, ghi lại quyết định, báo cáo năm, thuế, ký giấy tờ đúng cách và hồ sơ chứng khoán.

Tóm tắt

Chương 6 là chương về giấy tờ khi lập và vận hành LLC. Mancuso đi qua giấy thành lập kèm mẫu của Luxor Light LLC, chọn tên, thỏa thuận điều hành, các bước cho doanh nghiệp đang hoạt động, ghi lại quyết định, báo cáo năm, các loại thuế, cách ký giấy tờ và hồ sơ chứng khoán.

Ý chính

  • Hồ sơ bị từ chối nếu tên đã có người dùng.
  • Thỏa thuận điều hành không nộp cho bang nhưng rất nên có.
  • Ghi lại các quyết định quan trọng bằng văn bản.
  • Thành viên phải nộp thuế ước tính hằng quý.

Áp dụng ngay hôm nay

Lập một thư mục cho LLC gồm giấy thành lập, thỏa thuận điều hành, biên bản quyết định và lịch nộp báo cáo năm.

Lập và vận hành LLC: giấy tờ

Nội dung chương. Chương này nói về các giấy tờ pháp lý cơ bản, thủ tục, việc ghi chép và nộp hồ sơ định kỳ. Nó cũng nhắc LLC nhiều thành viên về khả năng nhỏ là phần vốn của họ bị coi là chứng khoán.

Giấy tờ cần để lập LLC

Người lập hồ sơ. Một người (gọi là người lập hồ sơ, organizer) có thể soạn và nộp mọi thứ thay cho các thành viên ban đầu. Cảnh báo: một số người hành nghề chuyên môn không được lập LLC hoặc phải theo quy định riêng (câu chữ riêng theo nghề trong giấy thành lập, giấy xác nhận của hội đồng cấp phép nộp kèm). Hãy gọi văn phòng đăng ký của bang (Chương 1 và 2).

Giấy thành lập (articles of organization, có nơi gọi là certificate of organization hay certificate of formation). Ở phần lớn các bang, đây là bước chính thức duy nhất để lập LLC. Vài bang bắt đăng báo địa phương về ý định lập trước khi nộp. Nộp cho văn phòng đăng ký LLC của bang, thường là Văn phòng hoặc Bộ Ngoại vụ bang (secretary of state, department of state), ở thủ phủ bang, đôi khi có chi nhánh. Xem Phụ lục A, mục "Business Entity Filing Office".

  • Giấy này không cần dài hay phức tạp. Thường là mẫu điền vào chỗ trống hoặc đánh dấu ô, và nhiều bang cho soạn và nộp trực tuyến trên trang của văn phòng đăng ký.
  • Nội dung cơ bản: tên LLC, địa chỉ văn phòng chính, người đại diện và văn phòng đăng ký để nhận giấy tờ pháp lý, tên các thành viên ban đầu. Nếu một nhóm người quản lý điều hành LLC thì ghi tên người quản lý.
  • Phần này của sách không nêu mức phí cụ thể, chỉ nói phí giữ tên là "nhỏ". Hãy xem trang của bang.
  • Mẹo: chuyển đổi từ hợp danh có thể cần một mẫu khác, gọi là giấy chứng nhận chuyển đổi (certificate of conversion).

Mẫu giấy thành lập trong sách là của Luxor Light LLC, do thành viên điều hành, gồm 6 điều. Mở đầu bằng câu người ký là cá nhân trên 18 tuổi, đứng ra làm người lập hồ sơ theo Luật LLC của bang.

  • Tên LLC.
  • Văn phòng đăng ký và người đại diện, kèm địa chỉ.
  • Mục đích (ví dụ: mở cửa hàng đèn và thiết bị chiếu sáng đặt riêng cho nhà ở và cơ sở thương mại, cộng bất kỳ hoạt động hợp pháp nào khác mà LLC được làm).
  • Quyền quản lý thuộc về các thành viên, kèm tên và địa chỉ của các thành viên ban đầu (mẫu liệt kê ba người).
  • Địa chỉ nơi kinh doanh chính.
  • Thời hạn hoạt động (vĩnh viễn).

Phần ký. Cuối mẫu là ngày, chữ ký của người lập hồ sơ, tên in và chức danh "Organizer".

Chọn tên. Hồ sơ bị từ chối nếu tên đã được một LLC, công ty cổ phần hay doanh nghiệp đã đăng ký khác trong bang dùng. Vì vậy hãy tra tên trực tuyến với văn phòng đăng ký TRƯỚC khi chốt tên và soạn giấy. Phần lớn các bang cho giữ tên trực tuyến từ 60 ngày trở lên với phí nhỏ, và tên được bảo đảm nếu bạn nộp giấy thành lập trong thời gian giữ.

Mẹo đặt tên. Lời khuyên về tên:

  • Không giống tên hay nhãn hiệu của doanh nghiệp khác. Việc tra tên của bang chỉ trong phạm vi bang, nên hãy tra nhãn hiệu ở các bang khác và toàn quốc.
  • Tên nên giúp việc tiếp thị.
  • Nhiều bang bắt có chữ chỉ LLC ("Limited Liability Company", "Limited Company", hoặc viết tắt như LLC hay Ltd. Liability Co.).
  • Thường không được dùng chữ gợi tới ngân hàng, tín thác, bảo hiểm hay dịch vụ tài chính khác.
  • Sau khi nộp, cân nhắc đăng ký tên làm nhãn hiệu với bang và với Cơ quan Sáng chế và Nhãn hiệu Mỹ (USPTO). Tài liệu: Trademark: Legal Care for Your Business & Product Name của Fishman (Nolo).

Thỏa thuận điều hành. Không nộp cho bang, và phần lớn các bang không bắt buộc rõ ràng, nhưng LLC nào cũng nên có một bản bằng văn bản. Nó ghi phần vốn, phần chia, có bắt chia tiền thật hay không, cách quản lý và biểu quyết, quy tắc họp, điều khoản mua lại phần vốn (khi bán, qua đời, mất khả năng) nếu không có thỏa thuận mua lại riêng.

Luật bang quyết thay. Không có thỏa thuận thì luật mặc định của bang quyết định. Ví dụ: nhiều bang chia lãi lỗ đều, bất kể ai góp bao nhiêu. Yvonne góp 30% vốn và Joe góp 70% sẽ mỗi người được một nửa lợi nhuận theo mặc định. Thỏa thuận của họ có thể ghi khác.

Những câu hỏi cần tự trả lời. Những câu hỏi mà luật bang sẽ trả lời thay bạn nếu bạn không có thỏa thuận:

  • Mỗi thành viên một phiếu, hay theo phần vốn hoặc phần lợi nhuận?
  • Số người tối thiểu để họp hợp lệ là bao nhiêu (với cả người quản lý; mỗi người một phiếu?)
  • Một thành viên có được tăng tỷ lệ vốn không, và người khác có được từ chối không (chuyện pha loãng)?
  • Mỗi năm phải chia bao nhiêu lợi nhuận (có đủ để thành viên đóng thuế không)?
  • Có bắt họp thường niên không? Ai được triệu tập họp bất thường, và thông báo thế nào?
  • Chủ có phải góp thêm vốn sau này không?
  • Một thành viên có được rời đi không, LLC hay các thành viên khác có phải mua lại không, và nếu không thống nhất được giá thì sao?
  • Thành viên rời đi có được bán phần cho người ngoài không, và người khác có chặn được người đó vào không?

Mẫu tham khảo. Xem mẫu ở Phụ lục B (cho LLC do thành viên điều hành). Đừng chỉ dựa vào nó, vì luật mỗi bang một khác.

Tên giả định hay tên thương mại (fictitious hay assumed business name). Cần nếu làm ăn dưới một tên khác với tên chính thức của LLC. Ví dụ: tên chính thức "Fix Me LLC" thì không cần nếu dùng đúng tên đó. Nộp một bản khai với văn phòng ngoại vụ bang và/hoặc thư ký quận (có bang đòi cả hai), cộng phí nhỏ, để chủ nợ và khách hàng tìm ra chủ. Vài bang bắt đăng báo, rồi tờ báo nộp giấy xác nhận đã đăng.

Các bước thêm cho doanh nghiệp đang hoạt động

Dành cho doanh nghiệp đang hoạt động. (Bỏ qua nếu bạn mới khởi nghiệp.)

  • Báo cho IRS, cơ quan thuế bang và các cơ quan khác về tên LLC mới, và chuyển các mã số, giấy phép: EIN liên bang (LLC nhiều thành viên phải có EIN riêng), mã số chủ lao động của bang, giấy phép thu thuế bán hàng, giấy phép kinh doanh, giấy phép hành nghề, bản khai tên thương mại.
  • Cập nhật giấy tiêu đề, danh thiếp, tờ rơi, quảng cáo, biển hiệu.
  • Gửi thư trên giấy tiêu đề LLC mới cho nhà cung cấp, khách hàng, đối tác và ngân hàng.

Chấm dứt hợp danh cũ. Hợp danh thường không cần nộp gì cho bang để chấm dứt, nhưng vài bang bắt đăng báo "thông báo giải thể hợp danh". Nếu không, chủ nợ có thể kiện cá nhân các chủ LLC đòi nợ chưa trả. Hợp danh hữu hạn thường nộp giấy chứng nhận chấm dứt, trừ khi mẫu chuyển đổi của bang tự động chấm dứt hợp danh.

Nếu doanh nghiệp cũ còn nợ. Chủ vẫn chịu trách nhiệm cá nhân cho nợ cũ. Cách thường làm là LLC nhận và trả các khoản đó. Gửi thư cho chủ nợ đề nghị hóa đơn sau này ghi tên LLC. Gặp luật sư nếu nợ đang tranh chấp.

Luật bán toàn bộ hàng hóa (bulk sales laws), có ở vài bang, áp dụng cho bán lẻ, bán sỉ, sản xuất và nhà hàng. Có thể phải đăng báo và chờ một thời gian để chủ nợ đòi. Thường tránh được bằng cách đồng ý nhận nợ cũ. Các tờ báo địa phương chuyên đăng thông báo pháp lý có thể giúp.

Ghi lại các quyết định quan trọng

Lưu dấu quyết định. Ghi lại những quyết định cần thành viên hay người quản lý chấp thuận (không cần ghi việc thường ngày). Lý do: tránh bị xuyên màn, giữ cho thành viên thụ động nắm tình hình, và giảm tranh chấp. Tòa có thể bỏ qua một LLC không có hồ sơ gì.

Nên ghi gì. Ví dụ những việc nên ghi:

  • Sửa giấy thành lập hay thỏa thuận điều hành.
  • Nhận thành viên, mua lại phần vốn, giải thể.
  • Chi lớn như mua bất động sản (ngân hàng, công ty ký quỹ và công ty bảo hiểm quyền sở hữu sẽ hỏi biên bản hoặc văn bản đồng ý).
  • Bán bất động sản hay tài sản lớn.
  • Cam kết chi phí lớn định kỳ (quỹ hưu trí, chia lợi nhuận cho nhân viên, khoản vay hay hạn mức tín dụng lớn).
  • Lựa chọn thuế lớn (như chọn thuế công ty).
  • Mở rộng hay ngừng dòng sản phẩm.
  • Khởi kiện hay dàn xếp vụ kiện.
  • Các quyết định pháp lý, kinh doanh, tài chính hay thuế quan trọng khác.

Cảnh báo: luật bang có thể bắt tất cả hoặc đa số đồng ý cho một số quyết định nền tảng, bất kể thỏa thuận ghi gì (sửa giấy thành lập hay thỏa thuận, chấp nhận thành viên rời đi, chuyển phần vốn cho người ngoài, nhận thành viên mới).

Biên bản đơn giản. Soạn biên bản bằng lời đơn giản sau mỗi cuộc họp và giữ cùng thông báo, báo cáo trong sổ hồ sơ LLC (records binder). LLC một hai người có thể dùng văn bản đồng ý có chữ ký của mọi thành viên.

Báo cáo năm

Báo cáo năm. Phần lớn các bang bắt nộp một báo cáo năm ngắn cho văn phòng đăng ký: tên và địa chỉ thành viên hoặc người quản lý, người đại diện và văn phòng đăng ký. Phí thường 10 đến 50 USD (vài bang cao hơn). Nhiều bang gửi thư nhắc hoặc cho nộp trực tuyến.

Chứng minh tư cách LLC

Chứng minh tư cách. Bên cho vay, chủ nợ thương mại hay bên khác có thể xin bản sao giấy thành lập. Đôi khi họ muốn bản sao có chứng thực (có dấu ngày nộp, có thể có dấu nổi), mất phí. Có bên muốn giấy chứng nhận hoạt động hợp lệ (certificate of good standing), cho thấy LLC đã đáp ứng yêu cầu pháp lý và thuế của bang tính tới một ngày nhất định, cũng mất phí.

Nộp thuế thu nhập

Cảnh báo: thành viên phải nộp thuế ước tính hằng quý (Mẫu 1040-ES, Ấn phẩm 505 của IRS) nếu có lợi nhuận được phân bổ. Không nộp sẽ bị phạt và tính lãi. Nếu không có lợi nhuận thì có lẽ không cần, trừ khi có thu nhập khác không phải tiền lương. Bản thân LLC có thể phải nộp thuế ước tính nếu bang thu phí hay thuế ở mức doanh nghiệp, hoặc nếu LLC đã chọn thuế công ty.

  • LLC chuyển thẳng: một chủ thì khai Schedule C; nhiều thành viên thì nộp Mẫu 1065 kèm Schedule K và các K-1, đính vào Mẫu 1040 của từng chủ.
  • LLC chịu thuế công ty (đã chọn bằng Mẫu 8832): là thực thể chịu thuế riêng, nộp Mẫu 1120 và nộp thuế ước tính theo thuế suất công ty.
  • Thuế bang: phần lớn các bang theo cách phân loại của liên bang. Thành viên đóng thuế thu nhập bang trên lợi nhuận. LLC có thể vẫn phải nộp tờ khai thông tin cho bang hoặc bản sao tờ khai liên bang.
  • Cảnh báo: một số bang thu phí hay thuế LLC hằng năm dù thế nào đi nữa (mức cố định, theo bậc tổng thu nhập hoặc lãi ròng, hoặc cả hai). Liên hệ cơ quan thuế bang (Phụ lục A). Thuế ước tính của bang nộp bốn đợt (đợt đầu gồm mức tối thiểu). Không nộp sẽ bị phạt, và ở một số bang LLC bị đình chỉ tư cách sau vài năm.

Thuế lao động

Mã số thuế. LLC nhiều thành viên cần EIN (Mẫu SS-4 trực tuyến của IRS) và đăng ký chủ lao động với bang. Nếu có nhân viên, phải khấu trừ, khai và nộp thuế thu nhập liên bang (và bang), thuế lao động liên bang (thất nghiệp, An sinh xã hội, Medicare), thuế lương của bang (thất nghiệp, tàn tật, bảo hiểm tai nạn lao động). Thành viên nhận phần lợi nhuận thường không phải nhân viên, nhưng LLC phải khấu trừ thuế thu nhập trên khoản trả bảo đảm. LLC một thành viên thường dùng số An sinh xã hội của chủ, nhưng cần EIN riêng nếu có nhân viên hoặc lập quỹ hưu trí 401(k) hay quỹ đủ điều kiện khác.

Các loại thuế bang và địa phương khác

Thuế địa phương. Thuế bán hàng, thuế sử dụng, thuế tài sản của quận, thuế địa phương hay khu vực đều có thể áp dụng. Hãy hỏi văn phòng quận và thành phố.

Ký giấy tờ LLC cho đúng

Cách ký. Ký nhân danh LLC: tên LLC trước, rồi "By:" cùng chữ ký, tên in và chức danh của bạn. Ví dụ: "Park Place Plasterers, LLC / By: Tom Park, Member". Ký bằng tên riêng có thể khiến bạn chịu trách nhiệm cá nhân nếu LLC không thực hiện được.

Trường hợp đơn giản. Chủ duy nhất không có nhà đầu tư bên ngoài có thể bỏ qua phần chứng khoán, vì luật chứng khoán bảo vệ nhà đầu tư, không phải chủ đang tự điều hành.

Hồ sơ chứng khoán

Có phải chứng khoán. Câu hỏi: phần vốn thành viên LLC có phải "chứng khoán" theo luật liên bang và bang không? Nếu có, phần vốn phải đăng ký với Ủy ban Chứng khoán Mỹ (SEC) và cơ quan chứng khoán bang, hoặc phải được miễn.

Phần vốn có phải chứng khoán không? Nếu chủ trông vào công sức của chính mình thì thường không. Nếu bỏ tiền mong lời từ công sức của người khác thì thường là có.

  • LLC do thành viên điều hành: thường không phải chứng khoán vì ai cũng điều hành, kể cả khi một người lo việc kinh doanh còn người kia (ví dụ vợ hay chồng) đi làm giờ hành chính nơi khác và chỉ phụ việc. Vài bang (như California) đòi mọi thành viên thật sự tham gia đều đặn, chỉ có quyền bỏ phiếu là chưa đủ. An toàn nhất là bảo đảm mọi thành viên, cũ và mới, đều tham gia. Nếu có thành viên không tham gia hoặc không có phiếu, hãy coi phần vốn là chứng khoán.
  • Các cơ quan chứng khoán theo lập trường được cả hoặc mất cả: hoặc mọi phần vốn được miễn, hoặc không phần nào được. Gặp luật sư nếu có thành viên không tham gia, vì không tuân thủ có thể dẫn tới bị một nhà đầu tư bất mãn kiện. Phần lớn LLC nhỏ được miễn.
  • LLC do người quản lý điều hành: phần vốn của thành viên không quản lý có lẽ là chứng khoán. Ví dụ: Bert và Arnie (kỹ sư hóa) định bán "the Claw", găng tay lặn bằng polymer, với các đồng nghiệp làm nhà đầu tư không quản lý. Họ nên gặp luật sư chứng khoán trước khi nhận tiền. Phần vốn của chính người quản lý có lẽ không phải chứng khoán, nhưng rủi ro "được cả hoặc mất cả" vẫn còn.

Các trường hợp miễn. Luật chứng khoán đòi công khai đầy đủ rủi ro cho nhà đầu tư. Vài bang (như California) đòi việc bán phải công bằng. Mẹo: hãy lấy công khai đầy đủ và công bằng làm phương châm. Ghi ra giấy những rủi ro đã biết hay có thể thấy trước, và mở sổ sách tài chính, bất kể phần vốn có phải chứng khoán hay không.

  • Miễn cho chào bán riêng (private offering): bán riêng, không quảng cáo, cho số ít người (thường không quá 35) có quan hệ gần về gia đình hay làm ăn, hoặc đủ hiểu biết về đầu tư; họ mua cho mình (không để bán lại); việc chuyển nhượng bị hạn chế (dòng chú thích trên giấy chứng nhận, ghi chú trong sổ, hạn chế trong thỏa thuận điều hành). Dòng chú thích mẫu: chứng khoán này chưa đăng ký theo luật bang hay liên bang, và không được chuyển nhượng nếu không đăng ký hoặc không có ý kiến luật sư thỏa đáng. Phần lớn nhà đầu tư thụ động của LLC nhỏ thuộc loại này. Ví dụ: Value Added Ventures, LLC có ba thành viên điều hành, nhận 100.000 USD từ Joe, một người bạn và là thành viên không quản lý. Luật sư xác nhận việc này được miễn theo luật liên bang và bang, che họ khỏi một vụ kiện vi phạm kỹ thuật nếu Joe bất mãn.
  • Quy định D (Regulation D): phiên bản chính quy hơn, phải nộp Mẫu D cho SEC (và thông báo cho bang). Khả năng được miễn cao nếu chào bán riêng cho không quá 35 người là nhà đầu tư được công nhận, có hiểu biết hoặc giàu có, kèm hạn chế chuyển nhượng. Nhà đầu tư ký thư đầu tư (xác nhận là nhà đầu tư được công nhận, mua cho mình, chấp nhận rủi ro, đã nhận báo cáo tài chính, hiểu giới hạn bán lại). Nhiều bang công nhận cách này. Ví dụ: Value Added Ventures nhận 500.000 USD từ năm nhà đầu tư mạo hiểm giàu có. Luật sư khuyên dùng Quy định D cho chắc. Thông báo được nộp cho SEC và bang, thư và thông báo được giữ trong hồ sơ.
  • Chào bán trong một bang (intrastate offering, theo Điều 3(a)(11) Luật Chứng khoán): chào và bán chỉ trong một bang cho cư dân bang đó. Được miễn nộp cho SEC, nhưng vẫn cần miễn hoặc đăng ký với bang. Mẹo: vài bang đòi mẫu xin miễn và lệ phí. Xem trang của cơ quan chứng khoán bang (Phụ lục A) về miễn cho chào bán riêng hay chào bán giới hạn, hoặc gọi điện. Một giờ với luật sư sẽ giúp ích.

Chọn cách miễn. Chọn dựa vào chào bán riêng hay nộp hồ sơ xin miễn chính thức là tùy mức yên tâm của bạn và hoàn cảnh cụ thể. Hãy hỏi luật sư: luật này không rõ ràng và sai thì tốn kém.

Đăng ký chứng khoán. Nếu phần vốn là chứng khoán và không được miễn, bạn phải đăng ký với cơ quan liên bang và bang. Điều này hiếm với LLC nhỏ. Hãy thuê luật sư vì việc này rất phức tạp.

Câu hỏi thường gặp

Lập LLC cần những giấy tờ gì?

Theo sách, bạn nộp giấy thành lập cho văn phòng đăng ký doanh nghiệp của bang kèm lệ phí, chọn một tên chưa ai dùng, soạn thỏa thuận điều hành, lấy mã số thuế, và đăng ký tên thương mại nếu làm ăn dưới một tên khác.

Vì sao phải ký giấy tờ LLC cho đúng cách?

Theo sách, nếu bạn ký hợp đồng mà không ghi rõ mình ký thay mặt LLC và chức danh của mình, bên kia có thể đòi bạn chịu trách nhiệm cá nhân. Ký đúng cách là một phần giữ cho trách nhiệm hữu hạn có tác dụng.

Nội dung này có thay cho tư vấn pháp lý không?

Không. Đây là thông tin chung về luật Mỹ theo ấn bản của sách. Luật khác nhau giữa các bang và thay đổi theo thời gian, và các con số về thuế, phí hay mức miễn trừ có thể đã cũ. Trước khi ký hay nộp giấy tờ, hãy hỏi luật sư hoặc kế toán nơi bạn kinh doanh.