Chương 2. Người cộng sự của bạn: kế toán
Tác giả từng đổi ba kế toán trong ba năm. Chương 2 bàn về cách tìm, phỏng vấn và làm việc với kế toán, người giữ sổ và công cụ kế toán.
Tóm tắt
Chương 2 là chương về người cộng sự quan trọng nhất trong chuyện tiền: kế toán. O'Berry, người từng đổi ba kế toán trong ba năm, hướng dẫn xác định nhu cầu bằng một bảng câu hỏi, tìm ít nhất năm cái tên, phỏng vấn, rồi thống nhất cách làm việc, kèm phương án người giữ sổ và công cụ kế toán.
Ý chính
- Xác định nhu cầu trước khi tìm.
- Nhắm ít nhất năm cái tên.
- Đừng đem chuyện thuế ra buổi phỏng vấn.
- Cài đặt công cụ đúng từ đầu.
Áp dụng ngay hôm nay
Viết ra ba điều bạn cần nhất ở một kế toán, như cách liên lạc, mức phí và phạm vi lo thuế, trước khi gọi cho bất kỳ ai.
Người cộng sự của bạn: kế toán
Ba kế toán trong ba năm. Tác giả từng đổi ba kế toán trong ba năm. Có nhiều kiểu làm việc: làm việc từ xa (Suzette Flemming có 90% khách ở cách xa hơn 800 dặm), hoặc rất sát sao (quán Book Lovers Café của Stephanie Chandler: bảng tính ghi doanh số mỗi ngày, người giữ sổ làm tại chỗ, một công ty kế toán địa phương, báo cáo hằng tháng).
Tìm kế toán
Xác định nhu cầu. Trước tiên xác định nhu cầu bằng Bảng yêu cầu 12 câu hỏi: bạn thích làm việc qua email, điện thoại hay gặp mặt; muốn kế toán lo thuế tới đâu; xử lý giấy tờ thế nào; công ty kế toán lớn hay nhỏ; có muốn họ làm cộng sự, cố vấn không; sẵn lòng trả bao nhiêu.
Đọc kết quả bảng yêu cầu. Cách đọc kết quả: khoảng cách địa lý, mức độ phục vụ, cách xử lý giấy tờ, quy mô (công ty nhỏ và vừa thường gần gũi hơn), phí (theo sách là từ 75 tới trên 300 USD/giờ, tính theo giờ hoặc phí cố định hằng tháng; đắt hơn không có nghĩa là tốt hơn).
Tìm ở đâu. Nguồn tìm: người quen trong giới kinh doanh (hỏi luôn phí), phòng thương mại, hội nghề nghiệp, diễn đàn online. Nhắm ít nhất 5 cái tên, ghi vào Bảng thông tin kế toán, rồi loại những người không hợp.
Phỏng vấn
Buổi phỏng vấn. Mỗi buổi ít nhất 30 phút, tốt nhất là gặp mặt, và đừng đem vấn đề thuế ra bàn ở buổi này. Caroline Jordan gợi ý hỏi về kinh nghiệm với doanh nghiệp giống bạn, kết quả họ đã đạt được, và điều gì làm họ khác người khác. Danh sách kiểm tra:
- Có chuyên về loại hình doanh nghiệp của bạn không.
- Đã làm được gì cho khách khác (xin ba người tham chiếu).
- Tính phí ra sao (trọn gói hay theo từng việc, cách nào để giảm chi phí).
- "Cảm giác thế nào": họ có lắng nghe, có quan tâm không.
- Học vấn, kinh nghiệm, có cập nhật kiến thức không. Kế toán công chứng (CPA) hay kế toán thường: kế toán thường là đủ, trừ khi bạn cần kiểm toán hoặc khoản vay phức tạp.
Chốt lựa chọn. Gọi cho người tham chiếu, rồi xác nhận lựa chọn và hẹn buổi đầu.
Làm việc với kế toán
Cách làm việc chung. Thống nhất cách gửi chứng từ, hạn chót, lịch họp và loại báo cáo. Ví dụ CPA Bob Glasgow yêu cầu khách gặp bốn buổi mỗi năm, mỗi buổi 4 giờ. Buổi đầu: xem cách bạn đang theo dõi sổ sách, kỳ vọng, lịch làm việc, kế hoạch tăng trưởng, và bức tranh năm năm tới.
Bảng hiện trạng doanh nghiệp gồm các câu hỏi: thành tựu bạn tự hào nhất; trải nghiệm khó nhất; phát hiện lớn nhất; mục tiêu năm tới; mục tiêu 1 năm và 2 năm; năm đối thủ hàng đầu; nhu cầu khách chưa được đáp ứng; xu hướng có thể làm sản phẩm lỗi thời; đối thủ đang làm gì; một ngày làm việc điển hình và việc gì có thể thuê ngoài.
Một trang tóm tắt. Ví dụ bản tóm tắt một trang của một họa sĩ vẽ tranh tường: làm 28-30 giờ/tuần, mục tiêu doanh số 50.000 USD (tức 4.166 USD/tháng), giá 50 USD/giờ; khách mục tiêu là các bà mẹ 34-52 tuổi có nhà trị giá trên 250.000 USD; sản phẩm là "căn phòng mơ ước" cho trẻ theo từng độ tuổi. Gặp kế toán hằng tháng để xem báo cáo và lên kế hoạch.
Phương án khác: người giữ sổ
Người giữ sổ. Theo Hiệp hội Người giữ sổ chuyên nghiệp Mỹ (AIPB), người giữ sổ (bookkeeper) ngày nay xử lý được phần lớn giao dịch với phí bằng 1/3 tới 1/2 phí kế toán. Kế toán chỉ xem lại thỉnh thoảng và làm thuế. Tuyển người giữ sổ theo đúng quy trình như tuyển kế toán.
Công cụ kế toán
Công cụ kế toán. Ghi tay, bảng tính, hoặc phần mềm. Quan trọng là cài đặt đúng từ đầu. Các phần mềm sách nêu (tại thời điểm 2007): QuickBooks (bản cài máy hoặc online; phổ biến nhất trong khảo sát của tác giả), Peachtree/Sage (chỉ bản cài máy), MYOB. Chọn cùng với kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Nên hỏi gì khi phỏng vấn kế toán?
Sách gợi ý hỏi họ có chuyên về loại hình doanh nghiệp của bạn không, đã làm được gì cho khách khác, tính phí ra sao và có cập nhật kiến thức không. Hãy xin ba người tham chiếu, và để ý cảm giác xem họ có lắng nghe không.
Có cần kế toán công chứng CPA không?
Theo sách, kế toán thường là đủ, trừ khi bạn cần kiểm toán hoặc khoản vay phức tạp. Một phương án khác là người giữ sổ, theo AIPB xử lý được phần lớn giao dịch với phí bằng 1/3 tới 1/2 phí kế toán, còn kế toán chỉ xem lại và làm thuế.
Nội dung này có thay cho tư vấn pháp lý không?
Không. Đây là thông tin chung về luật Mỹ theo ấn bản của sách. Luật khác nhau giữa các bang và thay đổi theo thời gian, và các con số về thuế, phí hay mức miễn trừ có thể đã cũ. Trước khi ký hay nộp giấy tờ, hãy hỏi luật sư hoặc kế toán nơi bạn kinh doanh.