Chương 5. Sổ sách và ngân sách dòng tiền

Ngân sách là kết quả bạn lên kế hoạch, không phải lời dự đoán. Chương 5 bàn về cách lập, theo dõi và dùng ngân sách dòng tiền để ra quyết định.

Tóm tắt

Chương 5 là chương về ngân sách dòng tiền. O'Berry coi ngân sách là kết quả bạn lên kế hoạch chứ không phải lời dự đoán, hướng dẫn thu thập dữ liệu, lập ngân sách đủ 12 tháng và theo dõi hằng tháng, rồi dùng nó để quyết định có nhận dự án lớn, cách san phẳng mùa thấp điểm và lịch mua sắm.

Ý chính

• Ngân sách là kế hoạch, không phải dự đoán.
• Làm ngân sách năm từ tháng 10.
• So số thực tế mỗi tháng.
• Hợp đồng lớn có thể gây rắc rối.

Áp dụng ngay hôm nay

Mở một bảng tính, ghi tiền vào và tiền ra dự kiến cho ba tháng tới, và đánh dấu tháng nào có nguy cơ thiếu tiền.

Ghi chép sổ sách không phải việc vặt, đó là lịch sử vô giá

Hợp đồng lớn. Hợp đồng lớn có thể gây rắc rối. Một công ty dịch vụ web và một nhà thầu lát sàn suýt sập vì phải bỏ tiền phục vụ trước khi được trả. Một chuyên gia tư vấn tốn hàng nghìn USD làm hồ sơ thầu cho một dự án không bao giờ thành. Ngân sách cho thấy khi nào tiền vào, khi nào tiền ra, có đủ tiền mua sắm không, và giúp san phẳng tính mùa vụ. Phần lớn chủ doanh nghiệp đang lái xe bịt mắt.

Vì sao cần ngân sách. Doanh số trừ chi phí ra tiền có thể dùng (tiền thật sự đổi tay). Ngân sách là kết quả bạn lên kế hoạch, không phải lời dự đoán. Nó cho thấy điểm hòa vốn và lượng tiền có sẵn.

Khung thời gian. Ngân sách năm nên làm vào khoảng tháng 10 cho năm sau, nhìn trước ít nhất 3 tháng. Đây là tài liệu sống, xem lại hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng và điều chỉnh.

Thu thập dữ liệu. Dùng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối của các kỳ trước. Thành phần:

• Tiền vào: doanh số (dịch vụ, dự án, hàng hóa).

• Tiền ra hằng tháng: tiền thuê, điện nước, hosting, lương, marketing, trả nợ vay.

• Tiền ra thỉnh thoảng: bảo hiểm, kế toán, luật sư, đào tạo, phí thuê bao.

• Số dư tiền mặt.

Cách làm bảng tính. Có thể dùng cách hai trang tính (một trang Doanh số, một trang Chi phí). Bảng 5.1 là ngân sách dòng tiền mẫu.

Lập ngân sách. Dùng mẫu Ngân sách dòng tiền (Chương 9): doanh số trừ chi phí ra số dư hoặc thiếu hụt của tháng; cộng số dư đầu kỳ ra số dư cuối kỳ; làm cho đủ 12 tháng. Đặt một Mức tiền mặt tối thiểu khoảng 3-6 tháng chi phí (sách có ví dụ một công ty tư vấn giữ sáu tháng).

Theo dõi. Mỗi tháng so số thực tế với báo cáo của kế toán. Có biến động thì tìm hiểu: chính tác giả soi hóa đơn điện thoại, chuyển sang dịch vụ fax online và tiết kiệm khoảng 500 USD/năm. Dự phóng thận trọng (đoán doanh số thấp đi). Ví dụ một người bán sách hướng dẫn chiến thuật trò chơi thể thao có doanh số vọt lên nhờ chương trình liên kết.

Ngân sách là công cụ ra quyết định

1. Có nên nhận dự án lớn? John có công ty làm bài trình bày web 5 nhân viên, được mời một hợp đồng với một công ty trong Fortune 500, giá trị bằng toàn bộ doanh thu hiện tại trong một năm (Bảng 5.2-5.4). Khách lớn trả chậm sẽ tạo "lỗ hổng tiền mặt" ở tháng 2-3. Ba lựa chọn: tuyển thêm người (rủi ro cao), từ chối (rủi ro thấp), bán một sản phẩm tự làm (DIY) để có thu nhập thụ động (rủi ro vừa). John kết hợp tuyển hai nhân viên với sản phẩm DIY, giữ được 20.000 USD từ khách cũ và thêm 15.000 USD từ DIY. Mọi thứ ổn khi tiền bắt đầu về ở tháng 4.

2. San phẳng mùa cao điểm và thấp điểm.

• Stacy xây hồ bơi: để dành lúc làm ăn tốt, thêm gói thanh toán "Hands Free Pool Maintenance" (bảo trì hồ bơi trọn gói). Cô đã làm theo.

• Mike cắt cỏ: bỏ tính tiền theo từng lần cắt, chuyển sang lịch cả năm với phí hằng tháng (đã áp dụng), và hợp tác với người khác để có khách giới thiệu.

• Susan viết hồ sơ đề xuất: thuê ngoài lúc cao điểm, làm tài liệu hoặc khóa học tự học, đi diễn thuyết, tận dụng mạng lưới quen biết. Cô đã tìm được dự án mùa thấp điểm, đang viết một cuốn sách hướng dẫn, và sẽ thuê ngoài ở đợt cao điểm sau.

3. Mua sắm mới. Xếp lịch mua thiết bị và phần mềm vào ngân sách theo tháng. Ví dụ tiệm in của June: nâng cấp phần mềm vào tháng 3, máy photo sắp hỏng. Để riêng một khoản mỗi tháng cho chuyện khẩn cấp. Nếu tiền vào bằng tiền ra thì rất khó tiến lên.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên làm ngân sách năm?

Sách khuyên làm ngân sách năm vào khoảng tháng 10 cho năm sau, nhìn trước ít nhất 3 tháng. Đây là tài liệu sống, cần xem lại hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng và điều chỉnh. Mỗi tháng hãy so số thực tế với báo cáo của kế toán.

Vì sao một hợp đồng lớn có thể gây rắc rối?

Theo sách, có doanh nghiệp suýt sập vì phải bỏ tiền phục vụ trước khi được trả. Ngân sách dòng tiền giúp bạn thấy trước số tiền phải ứng ra, để quyết định có nhận dự án lớn không và cần chuẩn bị nguồn tiền nào.

Nội dung này có thay cho tư vấn pháp lý không?

Không. Đây là thông tin chung về luật Mỹ theo ấn bản của sách. Luật khác nhau giữa các bang và thay đổi theo thời gian, và các con số về thuế, phí hay mức miễn trừ có thể đã cũ. Trước khi ký hay nộp giấy tờ, hãy hỏi luật sư hoặc kế toán nơi bạn kinh doanh.