Tóm tắt: Cuốn 12 Months of Work in 12 Weeks của Mark Dhamma đặt ra một câu hỏi thẳng: bao nhiêu thời gian trong năm đang bị mất vì mục tiêu mơ hồ, họp hành và trì hoãn? Với chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên tại Mỹ, cách làm 12 tuần giúp thu hẹp sự tập trung. Làm ít việc hơn. Nhưng làm đúng việc và làm đến nơi.
Cuốn 12 Months of Work in 12 Weeks của Mark Dhamma đặt ra một câu hỏi thẳng: bao nhiêu thời gian trong năm đang bị mất vì mục tiêu mơ hồ, họp hành và trì hoãn?
Với chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên tại Mỹ, cách làm 12 tuần giúp thu hẹp sự tập trung. Làm ít việc hơn. Nhưng làm đúng việc và làm đến nơi.
1. Chọn một mục tiêu kéo mọi thứ đi cùng
Hãy hỏi:
“Mục tiêu duy nhất nào, nếu hoàn thành trong 12 tuần, sẽ làm những việc khác dễ hơn hoặc không còn cần thiết?”
Mục tiêu đó phải cụ thể, đo được, có hạn chót và nằm trong quyền kiểm soát của mình.
“Được thăng chức” phụ thuộc vào người khác. “Hoàn thành ba cột mốc dự án trước kỳ đánh giá” là việc mình có thể làm.
2. Đọc mục tiêu cho một người lớn tuổi nghe
Một mục tiêu rõ ràng phải nói được bằng lời bình thường.
Nếu một người lớn tuổi nghe xong và hiểu mỗi ngày bạn sẽ làm gì, mục tiêu đã đủ cụ thể. Nếu họ vẫn phải hỏi “rồi con định làm gì?”, hãy viết lại.
Từ ngữ kinh doanh nghe hay không giúp công việc chạy. Hành động rõ ràng mới giúp.
3. Nhìn thẳng vào thực tế rồi mới chọn dự án
Trước khi lên kế hoạch, hãy ghi lại tình trạng hiện tại:
Nguồn lực đang có gì? Rào cản nằm ở đâu? Ngân sách, kỹ năng và sự hỗ trợ đang ở mức nào?
Sau đó dành 30 phút viết mọi lựa chọn mà chưa vội phán xét. Cuối cùng, chọn từ hai đến năm dự án cốt lõi cho chu kỳ 12 tuần.
Quá nhiều dự án sẽ đưa mình trở lại đúng chỗ cũ: bận cả ngày nhưng việc chính vẫn đứng yên.
4. Đưa kế hoạch xuống từng ngày
Một kế hoạch chỉ có giá trị khi sáng thứ Hai bạn biết phải làm gì trước.
Bảng thực thi hằng ngày có thể gồm năm cột:
- Nhiệm vụ
- Trạng thái
- Người chịu trách nhiệm
- Hạn chót
- Ghi chú
Hãy in kế hoạch ra giấy và dùng bút gạch từng việc đã xong. Trước khi rời bàn hôm nay, viết sẵn việc duy nhất cần làm vào ngày mai.
Khi ước tính thời gian, hãy nhân thêm 1,5 lần. Việc tưởng mất hai giờ nên được chặn ba giờ để có chỗ cho những sự cố thường gặp trong doanh nghiệp nhỏ.
5. Bảo vệ thời gian tập trung
Tắt thông báo. Gom những việc giống nhau vào một khung giờ. Giảm các cuộc họp có thể thay bằng một email ngắn.
Bạn vẫn có thể giữ liên lạc với khách hàng bằng trả lời tự động hoặc giao người khác nghe máy. Mục tiêu là tự quyết định lúc nào giao tiếp, thay vì để điện thoại quyết định cả ngày làm việc.
Một người đồng hành cũng giúp kế hoạch không bị bỏ quên. Báo cáo tiến độ đều đặn khiến lời hứa trở nên rõ ràng hơn và khó tự thỏa hiệp hơn.
Ba việc làm được trong tuần này
- Tính giá trị một giờ làm việc theo công thức trong sách: thu nhập lý tưởng chia cho 220 ngày, rồi chia tiếp cho 2,5 giờ làm việc hiệu quả. Viết con số đó và đặt cạnh màn hình.
- Viết một mục tiêu cho 12 tuần tới. Đọc nó cho một người lớn tuổi nghe và sửa đến khi họ hiểu chính xác bạn sẽ làm gì.
- Chọn một buổi sáng để sống như thập niên 90. Tắt thông báo, để điện thoại ở phòng khác và làm một nhiệm vụ duy nhất.
Nguồn: 12 Months of Work in 12 Weeks của Mark Dhamma.
Câu hỏi thường gặp
Mục tiêu 12 tuần nên chọn thế nào?
Hãy hỏi: “Mục tiêu duy nhất nào, nếu hoàn thành trong 12 tuần, sẽ làm những việc khác dễ hơn hoặc không còn cần thiết?” Mục tiêu đó phải cụ thể, đo được, có hạn chót và nằm trong quyền kiểm soát của mình. “Được thăng chức” phụ thuộc vào người khác. “Hoàn thành ba cột mốc dự án trước kỳ đánh giá” là việc mình có thể làm.
Làm sao biết mục tiêu đã đủ cụ thể?
Một mục tiêu rõ ràng phải nói được bằng lời bình thường. Nếu một người lớn tuổi nghe xong và hiểu mỗi ngày bạn sẽ làm gì, mục tiêu đã đủ cụ thể. Nếu họ vẫn phải hỏi “rồi con định làm gì?”, hãy viết lại. Từ ngữ kinh doanh nghe hay không giúp công việc chạy. Hành động rõ ràng mới giúp.
Vì sao không nên chọn quá nhiều dự án trong 12 tuần?
Trước khi lên kế hoạch, hãy ghi lại tình trạng hiện tại, rồi chọn từ hai đến năm dự án cốt lõi cho chu kỳ 12 tuần. Quá nhiều dự án sẽ đưa mình trở lại đúng chỗ cũ: bận cả ngày nhưng việc chính vẫn đứng yên.
Làm sao đưa kế hoạch xuống từng ngày và bảo vệ thời gian tập trung?
Một kế hoạch chỉ có giá trị khi sáng thứ Hai bạn biết phải làm gì trước. Hãy in kế hoạch ra giấy, dùng bút gạch từng việc đã xong, và trước khi rời bàn hôm nay, viết sẵn việc duy nhất cần làm vào ngày mai. Khi ước tính thời gian, hãy nhân thêm 1,5 lần. Tắt thông báo, gom những việc giống nhau vào một khung giờ, và giảm các cuộc họp có thể thay bằng một email ngắn.
