Tóm tắt: Mở doanh nghiệp nhỏ ở Mỹ thường bắt đầu bằng bốn việc: lập công ty với tiểu bang, xin EIN, kiểm tra thuế bán hàng và phân loại người làm. Thứ tự làm và quan hệ làm việc thật đều ảnh hưởng đến giấy tờ thuế sau này. Đây là thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế. Luật và phí có thể thay đổi, vì vậy bạn cần kiểm tra trang chính thức và hỏi luật sư hoặc kế toán có giấy phép tại tiểu bang của mình trước khi quyết định.
Một tiệm mới có thể chạy rất nhanh. Khách vào. Tiền bắt đầu về. Người làm bắt đầu nhận lịch.
Giấy tờ thường chạy chậm hơn. Đến khi phát hiện thiếu EIN, chưa đăng ký thuế bán hàng hoặc phân loại sai người làm, việc sửa lại sẽ khó hơn nhiều.
Bốn việc dưới đây nên được làm rõ từ đầu.
Làm đúng thứ tự trước khi nhận khách
Trước hết, bạn chọn mô hình kinh doanh và lập công ty với tiểu bang. Nhiều chủ doanh nghiệp chọn LLC vì mô hình này thường bảo vệ tài sản cá nhân trong đa số trường hợp.
Sau khi tiểu bang hoàn tất hồ sơ công ty, bạn xin EIN trực tiếp từ IRS. IRS cảnh báo rằng xin EIN trước khi lập công ty với tiểu bang có thể khiến hồ sơ bị chậm.
Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế, bạn kiểm tra yêu cầu về giấy phép thuế bán hàng trước lần bán đầu tiên. Sau đó, bạn xác định từng người làm là nhân viên W-2 hay thầu độc lập 1099 dựa trên công việc họ làm mỗi ngày.
Thứ tự dễ nhớ là: công ty, EIN, thuế bán hàng, người làm.
LLC và EIN giải quyết hai việc khác nhau
LLC được lập theo luật tiểu bang. Chủ LLC được gọi là member. LLC một member mặc định được IRS xem là disregarded entity, nên lời lỗ thường đi vào tờ khai thuế của chủ. LLC có từ hai member trở lên mặc định được tính như partnership. Muốn chọn cách tính thuế như corporation, LLC có thể nộp Form 8832.
LLC một member vẫn được xem là thực thể riêng đối với thuế lương nhân viên và một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt. Có thuê người thì phần thuế lương vẫn phải được xử lý riêng.
EIN là mã số thuế liên bang do IRS cấp cho doanh nghiệp. Xin EIN trên trang IRS hoàn toàn miễn phí. Một trang web đòi tiền xin EIN là dịch vụ trung gian.
Khi xin online, bạn cần SSN hoặc ITIN của responsible party. Phiên làm hồ sơ hết hạn nếu để yên 15 phút, nên chuẩn bị thông tin trước khi bắt đầu.
Thuế bán hàng phải kiểm tra theo tiểu bang
EIN là mã số liên bang. Giấy phép thuế bán hàng do tiểu bang cấp. Hai giấy này không thay thế cho nhau.
Luật còn có thể khác giữa tiểu bang và thành phố. Một tiệm nail bán sản phẩm chăm sóc móng có thể gặp yêu cầu khác với phần dịch vụ. Chủ tiệm cần mở trang sở thuế của tiểu bang, kiểm tra từng loại hàng hóa và dịch vụ mình bán, rồi đăng ký trước lần bán chịu thuế đầu tiên nếu luật yêu cầu.
Nguồn của bài gốc chỉ xác minh ví dụ Texas. Vì vậy, bài này không dùng phí, thời hạn hay quy trình của Texas cho tiểu bang khác. Cách an toàn là kiểm tra đúng trang chính thức nơi doanh nghiệp hoạt động.
W-2 hay 1099 phụ thuộc vào cách làm việc thật
Tờ 1099 hoặc hợp đồng thầu không tự quyết định một người là thầu độc lập.
IRS xem ba nhóm yếu tố: ai kiểm soát cách làm việc, ai kiểm soát tài chính và quan hệ giữa hai bên. Bộ Lao động Mỹ dùng phép thử economic reality với sáu yếu tố, trong đó có mức kiểm soát, cơ hội lời lỗ, vốn đầu tư và vai trò của công việc trong doanh nghiệp.
Trong một tiệm nail, hãy nhìn vào những việc xảy ra mỗi ngày. Ai đặt lịch? Ai quyết định cách làm? Ai cung cấp đồ nghề? Người đó có làm cho nhiều nơi không? Công việc của họ có phải hoạt động chính của tiệm không?
Nếu chủ đặt lịch, hướng dẫn cách làm và người đó chỉ làm cho một tiệm, quan hệ này nghiêng về W-2. Đây là dấu hiệu thực tế để xem lại, không phải kết luận pháp lý tự động.
Chủ phân loại sai có thể phải chịu các khoản thuế lương đáng lẽ đã đóng. Khi chưa chắc, hai bên có thể nộp Form SS-8 để IRS xem xét. Với thầu 1099, doanh nghiệp cần lấy Form W-9 và giữ trong bốn năm.
Người nhận 1099 cũng cần hiểu rằng thường không có ai khấu trừ thuế giúp mình. Hãy giữ giấy tờ nhận tiền và dành riêng một phần tiền cho nghĩa vụ thuế.
Ba việc làm trong tuần này
- Kiểm tra hồ sơ công ty và EIN. Nếu chưa có EIN, hãy hoàn tất đăng ký công ty với tiểu bang trước, rồi xin EIN miễn phí trên trang IRS.
- Mở trang sở thuế của tiểu bang. Ghi rõ từng hàng hóa và dịch vụ doanh nghiệp đang bán, rồi kiểm tra loại nào cần thu thuế bán hàng.
- Lập danh sách từng người đang làm cho doanh nghiệp. Ghi ai đặt lịch, ai kiểm soát cách làm, ai cung cấp đồ nghề và người đó có làm cho nhiều nơi không. Lấy Form W-9 của mọi thầu 1099 và mang các trường hợp chưa rõ đến kế toán hoặc luật sư có giấy phép.
Giấy tờ tốt không làm doanh nghiệp có thêm khách trong hôm nay. Nó giúp tiền vào đúng chỗ, thuế được xử lý đúng cách và người làm hiểu rõ trách nhiệm của mình.
Làm rõ bốn việc này trước. Sau đó mới xây những phần còn lại của doanh nghiệp.
Nguồn: bài “Bài 1: LLC, EIN, thuế bán hàng và W-2 hay 1099 khi mở doanh nghiệp nhỏ” trên johnandlavie.com (Podcast Học kinh doanh).
Câu hỏi thường gặp
EIN có tốn tiền không?
Không. IRS cấp EIN miễn phí trên trang chính thức. Một trang web thu phí xin EIN là dịch vụ trung gian.
LLC và EIN có phải là cùng một loại giấy tờ không?
Không. LLC là mô hình doanh nghiệp được lập theo luật tiểu bang. EIN là mã số thuế liên bang do IRS cấp cho doanh nghiệp sau khi hồ sơ công ty đã được lập.
Ký hợp đồng 1099 có đủ để xác định người làm là thầu độc lập không?
Không. IRS và Bộ Lao động xem quan hệ làm việc thật, gồm quyền kiểm soát công việc, tài chính và cách hai bên làm việc với nhau. Khi chưa rõ, bạn có thể hỏi chuyên gia có giấy phép hoặc nộp Form SS-8 để IRS xem xét.
Ba việc cần làm trong tuần này là gì?
Kiểm tra hồ sơ công ty và EIN, xem yêu cầu thuế bán hàng trên trang chính thức của tiểu bang, rồi rà lại cách làm việc của từng người để xác định trường hợp W-2 hay 1099.
