Chương 2. Xây dựng một chiến lược AI đầy đủ

Written By

Bắt đầu từ mục tiêu, không phải từ công cụ. Chương 2 bàn về cách tìm chỗ AI tạo giá trị, chọn công cụ, tính lợi tức và đi theo lộ trình.

Tóm tắt

Chương 2 là chương về chiến lược, với ý chính là bắt đầu từ mục tiêu chứ không phải từ công cụ. Pallen hướng dẫn đặt ba mục tiêu đo được, tìm chỗ AI tạo ra giá trị, chọn công cụ theo chi phí và lợi tức, rồi đi theo lộ trình từng giai đoạn, kèm chuyện dữ liệu và mở rộng.

Ý chính

  • Đặt ba mục tiêu đo được.
  • Tiết kiệm một giờ mỗi tuần cũng có giá.
  • Ưu tiên công cụ cho dùng thử.
  • Mỗi năm giao cho AI vài việc mới.

Áp dụng ngay hôm nay

Trả lời câu hỏi điều gì khiến bạn mất ngủ, rồi từ đó viết ba mục tiêu đo được cho AI trong ba tháng tới.

Đặt mục tiêu

Bắt đầu từ câu hỏi. Trả lời vài câu hỏi gợi ý: nếu được sửa một thứ thì bạn sửa gì? Điều gì khiến bạn mất ngủ? Bạn ước việc gì nhanh hơn? Vấn đề lớn gần nhất là gì và do đâu? Một ngày làm việc bình thường mà hoàn hảo trông ra sao? Bạn muốn tăng doanh số hay cắt chi phí? Tìm điểm chung trong các câu trả lời, rồi đặt ba mục tiêu đo được (ví dụ tăng 20% mức hài lòng trong sáu tháng).

Ví dụ Lupe Monroy, nhà thiết kế cảnh quan ở vùng Vịnh San Francisco. Cô làm một mình, khách tới qua giới thiệu, tính tiền theo giờ, và điều phối các đội thi công thuê ngoài. Ba mục tiêu của cô: giảm thời gian làm để tăng biên lợi nhuận 10%; tăng tỷ lệ chốt khách 10% bằng cách tự động hóa khâu bán hàng; xong dự án sớm 7 ngày. Những email nhỏ cộng dồn rất nhanh: 12 email, mỗi email 5 phút, là mất một giờ.

Tìm chỗ AI tạo ra giá trị

Ba việc cho mỗi mục tiêu. Với mỗi mục tiêu, nghĩ ra ít nhất 3 việc cần làm, chưa cần lo AI có làm được hay không. Danh sách của Lupe:

  • Tiết kiệm thời gian: viết email, soạn bài mạng xã hội, xếp lịch, hợp đồng, hộp thư.
  • Bán hàng: chat trực tiếp, nhắm khách tiềm năng, gợi ý từ khóa SEO, chuỗi email tiếp cận, theo dõi tỷ lệ chốt, email nhắc, cuộc gọi bán hàng sơ bộ.
  • Dự án: tài liệu đón khách mới, mốc thời gian, theo dõi tiến độ, sắp thứ tự ưu tiên, tự cập nhật lịch, phân tích giờ làm, việc cần làm sau mỗi cuộc họp.

Khoảng 20 cơ hội. Tổng cộng khoảng 20 cơ hội, nhiều cái dùng chung công cụ.

AI vào việc (AI in Action). Dán thông tin doanh nghiệp và phần hỏi đáp của bạn vào ChatGPT, nhờ nó gợi ý thêm ít nhất 5 việc cho mỗi mục tiêu. Lupe nhận thêm 15 việc, ví dụ tối ưu tuyến đường đi, làm báo cáo, theo dõi chi phí, lập hồ sơ khách hàng, gợi ý thiết kế, đưa thời tiết vào lịch làm.

Chọn công cụ

Công cụ chuyên dụng. Công cụ chuyên cho doanh nghiệp (marketing, chăm sóc khách, tài chính, kho hàng) khác với công cụ chỉ tạo văn bản. Hãy chọn công cụ:

  • Làm được việc bạn đã liệt kê (càng làm thêm được nhiều càng tốt).
  • Dễ dùng: trang web viết rõ ràng, có mục Trợ giúp hoặc chat trực tiếp, có video hướng dẫn trên YouTube.
  • Kết nối được với hệ thống bạn đang dùng. Công ty của tác giả dựa vào Monday.com. Nếu không có kết nối sẵn thì dùng Zapier.

Chi phí. Theo sách, công cụ AI tốn từ vài trăm tới vài nghìn USD mỗi năm (mức giá năm 2025, khi sách ra mắt). Cách tính lợi tức: tiết kiệm 1 giờ mỗi tuần, với giá 100 USD/giờ, là 5.200 USD/năm. Công cụ nào rẻ hơn mức đó thì nhiều khả năng có lãi. Ưu tiên công cụ cho dùng thử miễn phí từ 7 ngày trở lên.

Chia sẻ giữa các bộ phận. Dùng thông tin từ AI để nối các nhóm lại với nhau, ví dụ Salesforce gộp dữ liệu bán hàng và chăm sóc khách, hoặc tích hợp Slack như Sidekick của Jigso.

Lộ trình theo giai đoạn

  • Giai đoạn 1 (tuần 1-6): chọn 1-2 việc. Tìm hiểu trong 1-2 tuần (giá, bản dùng thử, tính năng thêm, chất lượng hỗ trợ). Thu hẹp còn 2-3 công cụ (tính lợi tức, hỏi ý kiến). Mở tài khoản thử, mỗi công cụ giao một việc (khoảng tuần 5). Có thể cho một nhân viên dùng thử 2 tuần mà không hướng dẫn gì. Chốt chọn vào tuần 6.
  • Giai đoạn 2 (tuần 7-12): chỉ dùng công cụ đó trong 2 tuần, đặt mục tiêu đo được, ghi lại quy trình chuẩn (SOP) từng bước trong bốn tuần, rồi chỉnh lại nhờ một người mới làm theo.
  • Giai đoạn 3 (từ tuần 13): so kết quả với mục tiêu. Có lời không? Cải thiện được gì? Cần thêm tính năng không? Vẫn đúng công cụ chứ? Rồi lặp lại với việc mới. Trong một năm, có thể giao cho AI 4-9 việc.

Dữ liệu

Dữ liệu là nhiên liệu. AI cần dữ liệu của doanh nghiệp bạn. Ví dụ phần mềm tuyển dụng cần dữ liệu về vị trí và ứng viên; Zoho Inventory cần dữ liệu tồn kho và bán hàng; Zillow dùng dữ liệu thị trường; Zendesk cần các cuộc chat chăm sóc khách trước đây; IBM Watson Health dùng hồ sơ bệnh nhân. Công cụ nhận văn bản, bảng tính, CSV, JSON, Excel. Hãy đưa đúng loại dữ liệu cho đúng công cụ. Dữ liệu sạch cho kết quả tốt hơn, và AI cũng giúp làm sạch được.

Mở rộng quy mô và cập nhật

Thử ở quy mô thật. Kiểm tra công cụ có chạy tốt ở khối lượng việc của bạn không: hỏi bộ phận hỗ trợ, theo dõi giờ cao điểm, xin bảng theo dõi hiệu năng. Ưu tiên công cụ làm được nhiều việc, ví dụ Anyword (quảng cáo, giọng văn, rà soát nội dung web, blog, mạng xã hội, email và tiêu đề email, chủ đề video theo SEO). Theo dõi những người làm nội dung và ấn phẩm đáng tin, và tiếp tục thử các bản dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu chiến lược AI từ đâu?

Sách khuyên trả lời vài câu hỏi gợi ý trước: nếu được sửa một thứ thì bạn sửa gì, điều gì khiến bạn mất ngủ, bạn ước việc gì nhanh hơn. Tìm điểm chung trong các câu trả lời, rồi đặt ba mục tiêu đo được cho doanh nghiệp.

Làm sao biết một công cụ AI có đáng tiền không?

Sách đưa cách tính đơn giản: tiết kiệm 1 giờ mỗi tuần, với giá 100 USD mỗi giờ, là 5.200 USD mỗi năm. Công cụ nào rẻ hơn mức đó thì nhiều khả năng có lãi. Tác giả cũng khuyên ưu tiên công cụ cho dùng thử miễn phí từ 7 ngày trở lên.

Một năm có thể giao cho AI bao nhiêu việc?

Theo lộ trình trong sách, từ tuần 13 bạn so kết quả với mục tiêu, xem có lời không, cần thêm tính năng không và có đúng công cụ không, rồi lặp lại với việc mới. Làm như vậy, trong một năm có thể giao cho AI khoảng 4 tới 9 việc.