Bài 1: Lịch giấy tờ cuối năm cho doanh nghiệp nhỏ: W-2, 1099-NEC hạn 1/2/2027 và bảo hiểm cơ bản

Oct 29

Bài đầu tiên của Series 3 gom các hạn giấy tờ cuối năm cho năm thuế 2026: W-2 hạn 1/2/2027, 1099-NEC theo cách hiểu quy tắc ngày cuối tuần của IRS cũng là 1/2/2027. Ngưỡng phải làm 1099 tăng từ $600 lên $2,000, và W-2 có ô mới cho tiền tip và giờ phụ trội. Phần sau nói về các loại bảo hiểm cơ bản theo SBA.

Series 3 là về thuế và giấy tờ. Bài 1 đi vào hai thứ: lịch giấy tờ cuối năm cho năm thuế 2026, và bảo hiểm cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ. Bài này viết cho cả chủ và người làm.

Hạn W-2: 1/2/2027

Theo hướng dẫn W-2 và W-3 của IRS, với lương năm 2026:

Phát W-2 cho nhân viên và nộp Copy A kèm W-3 cho SSA trước 1/2/2027, nộp giấy hay nộp điện tử đều cùng hạn.
Gia hạn nộp cho SSA không tự động. Form 8809 chỉ dành cho trường hợp đặc biệt. Gia hạn phát W-2 cho nhân viên thì dùng Form 15397.
Không được dùng số ITIN thay cho SSN trên W-2.

Hạn 1099-NEC và 1099-MISC

Theo hướng dẫn 1099-NEC và 1099-MISC của IRS, 1099-NEC phải nộp cho IRS và gửi cho người nhận trước 31/1. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hay ngày lễ thì dời sang ngày làm việc kế tiếp. Ngày 31/1/2027 là Chủ nhật, nên theo cách hiểu quy tắc ngày cuối tuần của IRS, hạn 1099-NEC năm nay là 1/2/2027.

1099-MISC: gửi người nhận trước 31/1, nộp IRS trước 28/2 nếu nộp giấy, 31/3 nếu nộp điện tử.

Thay đổi lớn: ngưỡng 1099 lên $2,000

Theo IRS, với tiền trả sau năm 2025, ngưỡng phải làm 1099-NEC và 1099-MISC tăng từ $600 lên $2,000. Từ 2027 con số này có thể được điều chỉnh theo lạm phát. Ngưỡng phải báo lương trên W-2 khi không giữ lại thuế nào cũng tăng từ $600 lên $2,000.

Nếu tổng số W-2, 1099 và các mẫu báo cáo khác từ 10 tờ trở lên thì phải nộp điện tử.

Ô mới trên W-2 và 1099-NEC năm 2026

Theo IRS, W-2 năm 2026 có thêm:

Ô 12 mã TT: tiền giờ phụ trội đủ điều kiện.
Ô 12 mã TP: tiền tip nhận bằng tiền mặt.
Ô 14b: mã nghề có tip (Treasury Tipped Occupation Code).
Ô 12 mã TA: tiền chủ góp vào Trump account, tối đa $2,500 một năm, tính từ 4/7/2026.

1099-NEC có thêm ô 1b (tiền tip tiền mặt), 1c (mã nghề có tip) và 1d (giờ phụ trội).

Lý do: theo IRS, cho các năm thuế 2025 tới 2028, người đi làm được khấu trừ tới $25,000 tiền tip đủ điều kiện, và tới $12,500 phần tiền phụ trội của giờ làm thêm ($25,000 nếu vợ chồng khai chung).

Tiền phạt nộp W-2 trễ

Theo IRS, với các tờ có hạn nộp sau 31/12/2026:

Trễ trong vòng 30 ngày: $60 mỗi tờ.
Nộp trước 1/8: $130 mỗi tờ.
Sau 1/8: $340 mỗi tờ.

Doanh nghiệp nhỏ có doanh thu trung bình từ $5 triệu trở xuống có mức phạt tối đa thấp hơn.

Bản đầy đủ (sắp có): bảng tiền phạt đầy đủ kèm mức tối đa cho doanh nghiệp nhỏ, và checklist giấy tờ theo từng bang.

Giấy phép và báo cáo hằng năm của bang

Theo SBA, giấy phép kinh doanh của bang thường hết hạn sau một thời gian nhất định, và nhiều bang đòi báo cáo hằng năm. Hạn và phí mỗi bang một khác, nên kiểm tra trang Secretary of State của bang bạn. Theo SBA, báo cáo BOI không phải nộp hằng năm.

Bảo hiểm cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ

Theo SBA, doanh nghiệp có nhân viên phải có bảo hiểm tai nạn lao động (workers' comp), bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm mất khả năng làm việc, còn chi tiết thì theo luật từng bang.

Sáu loại bảo hiểm phổ biến SBA liệt kê:

General liability: trách nhiệm chung, loại nào doanh nghiệp cũng nên xem.
Product liability: khi bán sản phẩm.
Professional liability: lỗi trong dịch vụ chuyên môn.
Commercial property: nhà, máy móc, hàng hóa.
Home-based business: gói thêm vào bảo hiểm nhà nếu làm ăn tại nhà.
BOP (Business Owner's Policy): gói gom các loại thường cần, theo SBA có thể giúp tiết kiệm.

SBA cũng nói LLC hay corporation có bảo vệ tài sản cá nhân, nhưng sự bảo vệ đó có giới hạn.

Khi nào phải mua workers' comp? Ví dụ 5 bang

Theo trang của các cơ quan bang:

Texas: chủ tư nhân được chọn, đa số trường hợp không bắt buộc.
Florida: ngành không phải xây dựng từ 4 nhân viên trở lên (tính cả người điều hành công ty và thành viên LLC). Ngành xây dựng thì từ 1 người.
Georgia: từ 3 nhân viên thường xuyên trở lên, tính cả người làm bán thời gian thường xuyên.
Alabama: từ 5 nhân viên trở lên.
Tennessee: thường từ 5 nhân viên trở lên, ngành xây dựng chặt hơn.

Bang khác thì xem trang cơ quan workers' comp của bang mình. Theo SBA, nên tìm agent có giấy phép, có uy tín (agent ăn hoa hồng), và hỏi giá vài nơi.

Với người làm: hỏi chủ xem chỗ mình làm có workers' comp không, trước khi có chuyện.

Nhờ AI chia danh sách người đã trả tiền

Dán danh sách tên và số tiền đã trả năm 2026 (không dán SSN hay số tài khoản vào AI), rồi hỏi:

"Đây là danh sách người tôi đã trả tiền năm 2026. Hãy chia ra: nhân viên (W-2), thầu (1099-NEC nếu từ $2,000 trở lên), công ty (thường không cần 1099). Liệt kê ai còn thiếu W-9. Đánh dấu chỗ tôi cần hỏi CPA."

3 việc làm ngay tuần này

Gửi W-9 cho mọi thầu đã trả từ $2,000 trở lên trong năm nay, và kiểm tra lại tên, SSN, địa chỉ của nhân viên.
Gọi agent xin báo giá general liability, BOP và workers' comp, và tra ngưỡng workers' comp của bang mình.
Ghi vào lịch: 15/12 (hạn ACA để có bảo hiểm từ 1/1) và 1/2/2027 (W-2 và 1099-NEC).

Người đi làm: kiểm tra tên, SSN, địa chỉ với chủ ngay bây giờ, và giữ phiếu lương có ghi giờ phụ trội và tiền tip.

Đây là thông tin chung theo IRS và SBA, không phải tư vấn thuế, bảo hiểm hay pháp lý. Hỏi CPA hoặc agent có giấy phép cho trường hợp của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Hạn phát W-2 cho năm 2026 là khi nào?

Theo IRS, chủ phải phát W-2 cho nhân viên và nộp Copy A kèm W-3 cho SSA trước 1/2/2027, nộp giấy hay điện tử đều cùng hạn. Gia hạn nộp cho SSA không tự động, Form 8809 chỉ dành cho trường hợp đặc biệt. Nên chuẩn bị từ tháng 12 cho kịp.

Hạn 1099-NEC năm nay có phải 31/1 không?

IRS ghi hạn 1099-NEC là 31/1, nếu rơi vào cuối tuần hay ngày lễ thì dời sang ngày làm việc kế tiếp. Ngày 31/1/2027 là Chủ nhật, nên theo cách hiểu quy tắc ngày cuối tuần của IRS, hạn năm nay là 1/2/2027. Hỏi CPA nếu bạn chưa chắc.

Trả thầu bao nhiêu thì phải làm 1099-NEC?

Theo IRS, với tiền trả sau năm 2025, ngưỡng phải làm 1099-NEC và 1099-MISC tăng từ $600 lên $2,000, và từ 2027 có thể điều chỉnh theo lạm phát. Nên xin W-9 của mọi thầu ngay từ đầu, để cuối năm khỏi phải chạy đi tìm thông tin.

Doanh nghiệp nhỏ cần những bảo hiểm nào?

Theo SBA, doanh nghiệp có nhân viên phải có workers' comp, bảo hiểm thất nghiệp và mất khả năng làm việc, chi tiết theo luật bang. Loại phổ biến khác gồm general liability, product liability, professional liability, commercial property và gói BOP. Hỏi vài agent có giấy phép để so giá.

Bao nhiêu nhân viên thì phải mua workers' comp?

Tùy bang. Theo các cơ quan bang, Florida là từ 4 nhân viên với ngành không phải xây dựng, Georgia từ 3, Alabama và Tennessee từ 5, còn Texas cho chủ tư nhân tự chọn. Bang khác thì xem trang cơ quan workers' comp của bang mình trước khi thuê người.

Nguồn

Đọc thêm

Học kinh doanhSeries 3: Thuế và giấy tờThuếBảo hiểmW-21099

John Duong