Tóm tắt: Một tiệm tốt lên nhờ những việc nhỏ được làm đúng mỗi ngày. Trong Atomic Habits, James Clear chỉ ra cách thiết kế thói quen dựa trên bốn nguyên tắc: rõ ràng, hấp dẫn, dễ làm và có cảm giác hoàn thành. Bài viết này áp dụng những nguyên tắc đó vào công việc của chủ tiệm và nhân viên người Việt ở Mỹ. Cuối bài là ba việc bạn có thể bắt đầu ngay trong tuần này.
Bạn có từng đặt ra một mục tiêu vào đầu tháng, làm được vài ngày rồi bỏ không?
Muốn gọi lại cho khách cũ. Muốn đi làm đúng giờ. Muốn kiểm tra sổ sách mỗi tối. Kế hoạch nghe rất hợp lý, nhưng công việc bận lên là mọi thứ trở về như cũ.
James Clear gọi thói quen là một việc được lặp lại đủ nhiều để gần như tự động. Muốn thay đổi lâu dài, mình cần tạo ra một cách làm có thể tồn tại trong những ngày bận nhất.
Đó là điều đáng học từ Atomic Habits.
Đừng bắt đầu bằng một thay đổi quá lớn
Một mục tiêu lớn tạo cảm giác hào hứng. Một việc nhỏ tạo ra chuyển động.
Chủ tiệm có thể đặt mục tiêu chăm sóc khách hàng tốt hơn. Mục tiêu đó vẫn còn quá rộng. Một thói quen rõ hơn là dành năm phút cuối ngày để gọi hoặc nhắn cho một khách cần được theo dõi.
Nhân viên có thể muốn phục vụ khách chu đáo hơn. Việc đầu tiên có thể là xác nhận lại màu, dáng và độ dài trước khi bắt đầu dịch vụ.
Những việc này nhỏ đến mức khó tìm lý do để bỏ qua. Khi được làm đều, chúng trở thành cách mình làm việc.
Đừng hỏi mình có thể thay đổi mọi thứ trong tháng này hay không. Hãy hỏi việc nhỏ nào cần được lặp lại mỗi ngày.
Xây thói quen quanh người mình muốn trở thành
James Clear nói thói quen góp phần tạo nên cách mình nhìn về bản thân. Mỗi lần làm đúng một việc là một bằng chứng cho người mình muốn trở thành.
Một chủ tiệm kiểm tra lịch ngày mai trước khi về đang củng cố hình ảnh của một người quản lý có chuẩn bị.
Một nhân viên dọn sạch bàn làm việc sau mỗi khách đang củng cố hình ảnh của một người có trách nhiệm.
Một lần làm chưa nói lên nhiều. Một tháng làm đều sẽ nói rất rõ.
Cách nghĩ này giúp mình bớt lệ thuộc vào cảm hứng. Mình giữ lời hứa nhỏ vì đó là cách người có trách nhiệm làm việc.
Khi muốn xây một thói quen, hãy hoàn thành câu này:
“Mình muốn trở thành một người luôn ______.”
Sau đó chọn một hành động nhỏ để chứng minh điều đó trong ngày hôm nay.
Làm cho việc cần làm hiện ra trước mắt
Nhiều thói quen bị quên vì tín hiệu bắt đầu quá mờ.
“Ngày mai mình sẽ kiểm tra hàng” chưa phải một kế hoạch rõ. “Sau khi khóa quầy lúc 7 giờ, mình sẽ kiểm tra năm món sắp hết” dễ làm hơn nhiều.
Thời gian phải rõ. Địa điểm phải rõ. Hành động cũng phải rõ.
Bạn cũng có thể gắn việc mới vào một việc đã làm đều:
- Sau khi mở máy tính tiền, mình kiểm tra lịch hẹn trong ngày.
- Sau khi khách rời ghế, mình dọn bàn trước khi xem điện thoại.
- Sau khi đóng cửa, mình ghi lại một việc cần xử lý vào sáng mai.
Việc cũ trở thành lời nhắc cho việc mới. Mình không cần nhớ thêm một lịch riêng.
Môi trường cũng có thể nhắc việc. Đặt danh sách kiểm tra cạnh quầy. Để sổ theo dõi khách ở nơi mình nhìn thấy. Cất điện thoại khỏi tầm tay trong lúc làm dịch vụ.
Thứ mình nhìn thấy thường là thứ mình làm.
Giảm độ khó của bước đầu tiên
Nhiều người trì hoãn vì bước đầu tiên quá nặng.
“Làm lại quy trình phục vụ khách” nghe như một dự án kéo dài cả tuần. “Viết ra ba bước đón khách” có thể làm trong mười phút.
James Clear đưa ra quy tắc hai phút: thu nhỏ thói quen mới đến mức có thể bắt đầu trong khoảng hai phút. Mục đích là tập cho việc bắt đầu trở nên quen thuộc.
Muốn đọc sách mỗi ngày, hãy bắt đầu bằng hai trang.
Muốn sắp xếp tiệm gọn hơn, hãy bắt đầu bằng một ngăn kéo.
Muốn theo dõi chi phí, hãy ghi một khoản ngay sau khi trả tiền.
Bước đầu không cần tạo ra kết quả lớn. Nó cần mở đường cho lần làm tiếp theo.
Sau khi thói quen bắt đầu ổn định, mình tăng dần khối lượng. Hai phút thành mười phút. Một ngăn kéo thành một khu vực. Một khoản chi thành bản ghi cuối ngày.
Thiết kế công việc để bớt dựa vào ý chí
Ý chí thay đổi theo từng ngày. Có ngày mình đầy sức. Có ngày khách đông, thiếu người và điện thoại reo liên tục.
Một cách làm tốt phải chịu được cả hai loại ngày đó.
Nếu muốn nhân viên làm đúng một quy trình, hãy đặt dụng cụ theo đúng thứ tự sử dụng. Nếu muốn nhớ gọi lại cho khách, hãy tạo danh sách trước khi ngày làm việc bắt đầu. Nếu muốn bớt xem điện thoại, hãy để điện thoại trong túi hoặc ở một chỗ cố định.
Việc tốt cần dễ bắt đầu. Việc gây mất tập trung cần khó tiếp cận hơn.
Chủ tiệm cũng nên xem lại những chỗ nhân viên thường làm sai. Có thể vấn đề nằm ở cách sắp xếp, lời hướng dẫn hoặc số bước phải nhớ. Sửa hệ thống sẽ giúp nhiều người cùng làm đúng.
Kỷ luật vẫn cần. Nhưng một môi trường được sắp xếp tốt sẽ giảm số lần mình phải dùng đến kỷ luật.
Ghi nhận việc đã làm và quay lại thật nhanh
Một thói quen dễ giữ hơn khi mình thấy được tiến trình.
Bạn có thể đánh dấu vào lịch sau mỗi ngày hoàn thành. Chủ tiệm có thể dùng một bảng kiểm ngắn cho việc mở cửa, đóng cửa hoặc gọi lại cho khách. Nhân viên có thể theo dõi số ngày mình đến đúng giờ hoặc hoàn tất phần dọn bàn.
Dấu đánh đó cho mình một cảm giác hoàn thành ngay lúc kết quả lớn còn chưa xuất hiện.
Sẽ có ngày mình bỏ lỡ. Công việc phát sinh. Con ốm. Xe hư. Một ngày bị đứt không xóa những ngày đã làm tốt.
Điều cần tránh là để một lần bỏ lỡ kéo thành cả tuần. Nếu hôm nay không làm được, hãy quay lại vào lần kế tiếp.
Thói quen bền được xây bằng khả năng trở lại.
Ba việc làm trong tuần này
- Chọn một thói quen liên quan trực tiếp đến công việc. Viết nó thành một hành động có thể hoàn thành trong năm phút hoặc ít hơn.
- Gắn thói quen đó vào một việc bạn đã làm mỗi ngày. Viết rõ theo mẫu: “Sau khi mình ______, mình sẽ ______.”
- Theo dõi trong bảy ngày bằng một tờ giấy hoặc lịch. Nếu bỏ lỡ một ngày, quay lại ngay ngày kế tiếp và tiếp tục đánh dấu.
Đoạn kết
Atomic Habits nhắc mình rằng kết quả lớn thường đến chậm hơn mong đợi. Trong lúc chưa thấy kết quả, thói quen vẫn đang tạo ra hướng đi.
Một cuộc gọi lại cho khách. Một lần kiểm tra lịch. Một bàn làm việc được dọn đúng lúc.
Mỗi việc nhỏ đều là một lá phiếu cho cách mình muốn làm việc và người mình muốn trở thành.
Chọn một việc. Làm cho nó dễ bắt đầu. Giữ nó đủ lâu để nó trở thành cách mình sống và làm việc.
Nguồn: Atomic Habits của James Clear.
Câu hỏi thường gặp
Ý chính của Atomic Habits là gì?
Cuốn sách tập trung vào cách những hành động nhỏ, khi được lặp lại đều đặn, tạo ra thay đổi lâu dài. James Clear đề nghị làm cho thói quen tốt rõ ràng, hấp dẫn, dễ thực hiện và đem lại cảm giác hoàn thành.
Chủ tiệm có thể áp dụng Atomic Habits vào công việc thế nào?
Chủ tiệm có thể chọn một việc nhỏ gắn với một thời điểm cố định, chẳng hạn kiểm tra lịch sau khi mở máy tính tiền hoặc ghi việc cần xử lý sau khi đóng cửa. Cách sắp xếp dụng cụ, bảng kiểm và môi trường làm việc cũng giúp nhân viên làm đúng mà không phải nhớ quá nhiều.
Làm sao giữ thói quen khi công việc quá bận?
Hãy thu nhỏ bước đầu đến mức có thể làm trong vài phút. Nếu bỏ lỡ một ngày, quay lại vào lần kế tiếp. Mục tiêu là duy trì hướng đi, không đòi hỏi mọi ngày đều hoàn hảo.
Ba việc làm trong tuần này là gì?
Chọn một thói quen hoàn thành được trong năm phút, gắn nó vào một việc bạn đã làm hằng ngày và theo dõi trong bảy ngày. Nếu bị đứt một ngày, tiếp tục ngay ngày hôm sau.
