Tóm tắt: Nhiều người nghĩ muốn làm được nhiều hơn thì phải ép mình nhiều hơn. Ali Abdaal đưa ra một cách khác trong Feel-Good Productivity: tạo năng lượng trước, gỡ những điều đang cản mình, rồi xây nhịp làm việc có thể duy trì. Với chủ tiệm và nhân viên, điều này bắt đầu từ những thay đổi nhỏ như làm rõ việc cần làm, giảm ma sát và nghỉ trước khi cạn sức. Năng suất tốt là làm được việc mà vẫn còn năng lượng cho ngày mai.
Bạn có từng làm cả ngày mà cuối ngày vẫn thấy chẳng xong được việc gì quan trọng?
Điện thoại reo. Khách đang chờ. Nhân viên cần hỏi. Một hóa đơn chưa trả. Một việc nhỏ chen vào, rồi thêm một việc nhỏ nữa. Bạn bận suốt ngày, nhưng điều cần làm nhất vẫn nằm nguyên đó.
Feel-Good Productivity của Ali Abdaal bắt đầu từ một câu hỏi đơn giản: nếu ép mình không giúp công việc tốt hơn, tại sao cứ tiếp tục ép?
Đừng dùng sự mệt mỏi để đo năng suất
Có một kiểu tự hào rất quen trong công việc.
Hôm nay mình không nghỉ trưa. Tuần này mình làm bảy ngày. Tối qua mình trả tin nhắn tới khuya.
Nghe có vẻ chăm chỉ. Nhưng số giờ làm và kết quả tạo ra là hai chuyện khác nhau.
Một chủ tiệm có thể đứng ở tiệm mười hai tiếng nhưng dành phần lớn thời gian xử lý những việc nhân viên đã làm được. Một nhân viên có thể luôn tay cả ngày nhưng liên tục bị ngắt quãng, nên việc nào cũng mất lâu hơn.
Theo Ali Abdaal, cảm giác dễ chịu tạo ra năng lượng để làm việc. Cảm giác đó có thể đến từ quyền tự quyết, một người đồng hành tốt, sự tò mò hoặc niềm vui khi thấy mình tiến bộ.
Hãy nhìn lại một ngày làm việc gần đây. Việc nào cho bạn thêm năng lượng? Việc nào rút hết sức? Hai câu trả lời đó cho biết nên giữ gì và nên đổi gì.
Gỡ nút thắt trước khi ép mình
Trì hoãn thường xuất hiện khi công việc còn mơ hồ, gây sợ hoặc quá khó để bắt đầu.
Ví dụ, “làm marketing cho tiệm” là một việc quá rộng. Bạn không biết bắt đầu ở đâu nên cứ để đó. Nhưng “chọn ba tấm hình đẹp và viết một bài Facebook trước 3 giờ chiều” thì rõ hơn nhiều.
Khi một việc cứ bị dời lại, hãy hỏi ba câu:
- Mình đang muốn đạt kết quả gì?
- Bước nhỏ tiếp theo là gì?
- Mình sẽ làm bước đó vào lúc nào?
Một nhân viên muốn học thêm kỹ thuật mới có thể bắt đầu bằng việc xem một bài hướng dẫn và thực hành trên một mẫu trong tuần. Một chủ tiệm muốn kiểm soát chi phí có thể bắt đầu bằng việc mở báo cáo của tháng trước và khoanh ba khoản lớn nhất.
Sự rõ ràng làm công việc nhẹ hơn vì bạn biết mình đang làm gì. Bạn cũng biết lúc nào việc đó được tính là xong.
Tạo quyền làm chủ trong phạm vi mình có
Không phải ai cũng được tự chọn giờ làm, khách hàng hay nhiệm vụ. Nhưng hầu như ai cũng có một phần công việc mình được quyền quyết định.
Nhân viên có thể chọn cách chào khách, cách chuẩn bị bàn làm việc và cách báo sớm khi lịch bắt đầu chậm. Chủ tiệm có thể giao mục tiêu rõ rồi để người phụ trách tự chọn cách thực hiện.
Quyền làm chủ lớn lên khi kỹ năng và sự tự tin cùng lớn lên. Muốn tự tin hơn, hãy chọn một kỹ năng cụ thể để luyện. Muốn học nhanh hơn, hãy giải thích lại điều vừa học cho một người khác.
Con người cũng ảnh hưởng trực tiếp đến năng lượng làm việc. Một lời cảm ơn đúng lúc, một cuộc trao đổi rõ ràng hoặc một lời nhờ giúp đỡ cụ thể có thể gỡ được nhiều giờ bực bội.
Khi có vấn đề, nói điều mình quan sát được. Nói ảnh hưởng của nó. Rồi thống nhất cách làm lần sau.
“Ba khách sáng nay phải chờ hơn mười phút vì bàn chưa sẵn sàng. Từ ngày mai, mình chuẩn bị bàn trước ca mười lăm phút.”
Rõ. Thẳng. Không công kích con người.
Làm cho bước đầu tiên dễ hơn
Bắt đầu thường là phần nặng nhất.
Bạn định viết một email nhưng cứ sửa tiêu đề. Bạn muốn kiểm tra sổ sách nhưng ngại mở file. Bạn muốn tập một kỹ thuật mới nhưng chờ tới khi có nguyên một buổi trống.
Ali Abdaal gợi ý giảm ma sát quanh việc cần làm. Đặt dụng cụ ở chỗ dễ lấy. Mở sẵn tài liệu. Chia việc lớn thành một hành động có thể làm ngay.
Đừng đặt mục tiêu “hoàn thành báo cáo.” Hãy mở báo cáo và nhập số của ngày đầu tiên.
Đừng đặt mục tiêu “học xong kỹ thuật.” Hãy chuẩn bị dụng cụ và thực hành trong năm phút.
Năm phút đủ nhỏ để bắt đầu. Khi đã bắt đầu, bạn có thể làm tiếp. Nếu hết năm phút mà vẫn cần dừng, bạn dừng. Cam kết nhỏ chỉ có ý nghĩa khi mình giữ đúng lời với chính mình.
Theo dõi tiến độ cũng giúp duy trì nhịp làm việc. Một dấu kiểm trên lịch, một con số trong sổ hoặc một tấm hình trước và sau đều cho thấy công sức đang đi tới đâu.
Giữ năng lượng cho ngày mai
Làm được nhiều trong một ngày rồi kiệt sức ba ngày sau không tạo ra một hệ thống tốt.
Muốn duy trì, bạn phải quyết định việc nào xứng đáng với thời gian của mình. Mỗi lần nhận thêm một việc, bạn đang lấy thời gian từ một việc khác. Có thể đó là giấc ngủ, bữa cơm với gia đình hoặc thời gian học một kỹ năng có ích hơn.
Hãy viết ra những việc đang lấy nhiều năng lượng nhất trong tuần. Chọn một việc để bỏ, giao lại hoặc làm ít hơn.
Nghỉ cũng cần được lên lịch. Một bữa trưa không cầm điện thoại. Mười phút đi bộ sau ca sáng. Một buổi tối không xử lý tin nhắn công việc. Những khoảng nghỉ ngắn giúp bạn trở lại với đầu óc rõ hơn.
Cũng cần phân biệt giữa nghỉ và xao nhãng. Lướt điện thoại một giờ có thể khiến bạn mệt thêm. Đi bộ, nấu ăn, ngồi yên hoặc làm một việc mình thích có thể cho bạn năng lượng trở lại.
Câu hỏi cuối cùng là: công việc này đang đưa mình về đâu?
Một tuần bận rộn vẫn có ý nghĩa khi nó phục vụ điều bạn coi trọng. Nếu công việc liên tục kéo bạn xa khỏi sức khỏe, gia đình và hướng đi dài hạn, lịch làm việc cần được xem lại.
Ba việc làm trong tuần này
- Làm rõ một việc đang bị trì hoãn. Viết xuống kết quả cần đạt, bước tiếp theo và giờ bắt đầu. Bước đầu phải làm được trong vòng năm phút.
- Bỏ hoặc giao lại một việc. Chọn một việc đang lấy thời gian nhưng không cần chính bạn làm. Giao rõ kết quả, thời hạn và quyền quyết định cho người nhận.
- Lên lịch một khoảng nạp lại năng lượng. Chọn ít nhất ba mươi phút trong tuần để đi bộ, gặp người thân, làm một sở thích hoặc ngồi yên không có công việc chen vào.
Năng suất không cần bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp.
Nó bắt đầu khi bạn hiểu điều gì cho mình năng lượng, điều gì đang cản mình và bước nhỏ nào cần làm tiếp theo. Thử một thay đổi. Quan sát kết quả. Giữ lại điều hợp với mình.
Làm được việc hôm nay là tốt. Làm được việc hôm nay mà ngày mai vẫn còn sức để tiếp tục mới là điều đáng giữ.
Nguồn: Feel-Good Productivity của Ali Abdaal.
Câu hỏi thường gặp
Feel-Good Productivity nói gì về năng suất?
Cuốn sách đặt năng lượng và cảm giác dễ chịu ở đầu quá trình làm việc. Khi công việc có sự rõ ràng, quyền làm chủ, kết nối và tiến bộ, bạn dễ bắt đầu hơn và duy trì được lâu hơn.
Làm sao bắt đầu một việc mình đang trì hoãn?
Hãy xác định kết quả cần đạt, chọn bước nhỏ tiếp theo và đặt giờ bắt đầu. Bước đầu nên đủ nhỏ để làm trong năm phút, chẳng hạn mở tài liệu, chuẩn bị dụng cụ hoặc nhập dòng số liệu đầu tiên.
Chủ tiệm có thể giúp nhân viên có thêm quyền làm chủ bằng cách nào?
Chủ tiệm cần giao mục tiêu, thời hạn và phạm vi quyết định rõ ràng. Khi nhân viên hiểu kết quả cần đạt và được chọn cách thực hiện trong phạm vi đó, họ có cơ hội phát triển kỹ năng và chịu trách nhiệm với công việc.
Ba việc làm trong tuần này là gì?
Làm rõ một việc đang bị trì hoãn, bỏ hoặc giao lại một việc không cần chính bạn làm, và lên lịch ít nhất ba mươi phút để nạp lại năng lượng. Mỗi việc đều nhỏ, cụ thể và có thể bắt đầu ngay trong tuần.
