Tóm tắt: Một người lãnh đạo được nhìn rõ nhất khi kế hoạch thất bại, nguồn lực thiếu và mọi người chờ một quyết định. Qua tiểu sử George Washington, Washington Irving kể về nhiều năm chuẩn bị, sai lầm, rút lui và nhận trách nhiệm. Cuốn sách cho chủ tiệm và nhân viên một bài học thực tế: uy tín được tạo nên từ cách mình làm việc mỗi ngày. Kỷ luật giữ công việc ổn định, còn trách nhiệm khiến người khác tin mình.
Bạn làm gì khi kế hoạch hỏng, người giỏi nghỉ việc và khách hàng đang chờ câu trả lời?
Lúc thuận lợi, ai cũng có thể tỏ ra bình tĩnh. Lúc thiếu người, thiếu tiền hoặc thiếu thời gian, thói quen thật mới lộ ra.
The Student's Life of Washington là bản tiểu sử George Washington do Washington Irving viết. Cuốn sách đi qua tuổi trẻ, những lần thất bại, thời gian chỉ huy quân đội và những năm ông gánh trách nhiệm công. Đọc cuốn sách này, mình thấy lãnh đạo bắt đầu từ những việc nhỏ hơn nhiều: ghi chép rõ, chuẩn bị kỹ, giữ lời và nhận phần trách nhiệm thuộc về mình.
Kỷ luật bắt đầu trước khi có chức vụ
Trước khi trở thành người chỉ huy, Washington học nghề đo đạc. Công việc này đòi hỏi con số chính xác, sổ sách rõ ràng và khả năng chịu đựng những chuyến đi dài trong điều kiện khó khăn.
Những năm đó chưa đem lại cho ông một chức vụ lớn. Chúng tạo ra thói quen.
Trong một tiệm nail, nhà hàng hay cửa hàng nhỏ, kỷ luật cũng bắt đầu như vậy. Có mặt đúng giờ. Kiểm tra lịch hẹn. Ghi lại hàng tồn. Dọn khu vực làm việc trước khi khách bước vào. Báo sớm khi có vấn đề.
Một người làm tốt những việc đó thường được tin cậy trước khi được thăng chức. Một người chủ bỏ qua chúng sẽ sớm phải giải quyết những lỗi đáng lẽ đã được ngăn từ đầu.
Chức vụ có thể được trao trong một ngày. Thói quen phải được xây qua nhiều năm.
Trách nhiệm lộ rõ sau một quyết định sai
Washington từng thua trận, phải rút quân và chứng kiến những kế hoạch thất bại. Có lúc ông đánh giá sai. Có lúc thông tin đến chậm. Có lúc lời khuyên của ông bị bỏ qua. Cuốn sách không kể về một người luôn đúng.
Điểm đáng học nằm ở cách ông tiếp tục làm việc sau thất bại.
Ông xem lại cách tổ chức quân đội, thời hạn phục vụ, hệ thống tiếp tế và quyền hạn của người chỉ huy. Ông không thể sửa quá khứ. Ông sửa cách chuẩn bị cho lần sau.
Trong công việc cũng vậy. Một lịch hẹn bị xếp sai không tự biến mất vì mình giải thích được lý do. Một đơn hàng thiếu không được giải quyết bằng cách tìm người để trách. Khách cần câu trả lời. Đội ngũ cần cách ngăn lỗi lặp lại.
Người có trách nhiệm nói rõ ba điều: chuyện gì đã xảy ra, mình sẽ xử lý ra sao và lần sau sẽ thay đổi điều gì.
Cách nói đó ngắn. Làm được mới khó.
Lãnh đạo là giữ cho mọi người cùng làm một việc
Washington thường phải làm việc với những nhóm có quyền lợi, kinh nghiệm và tính cách khác nhau. Mệnh lệnh thiếu rõ ràng từng gây chậm trễ. Tranh chấp cấp bậc từng làm suy yếu đội ngũ. Những đợt nhập ngũ ngắn khiến quân số thay đổi đúng lúc khó khăn.
Bài học ở đây rất gần với doanh nghiệp nhỏ: một nhóm đông chưa chắc là một đội.
Chủ tiệm có thể thuê đủ người nhưng mỗi người hiểu quy trình theo một cách. Nhân viên có thể rất giỏi nghề nhưng không biết ai chịu trách nhiệm khi khách phàn nàn. Người quản lý có thể đưa ra nhiều yêu cầu nhưng không nói việc nào cần làm trước.
Lãnh đạo cần làm cho ba thứ rõ ràng: mục tiêu, trách nhiệm và giới hạn quyết định.
Ai mở cửa? Ai kiểm tra lịch? Ai gọi lại cho khách? Việc nào nhân viên tự xử lý? Việc nào phải báo quản lý?
Khi những câu trả lời này rõ, công việc chạy nhẹ hơn. Khi chúng mơ hồ, người chăm chỉ nhất thường phải gánh thêm phần của người khác.
Có lúc giữ lực lượng quan trọng hơn giữ một kế hoạch
Trong nhiều chiến dịch, Washington phải rút lui. Cuộc rút quân khỏi Long Island là một ví dụ. Ông hiểu rằng cố giữ một vị trí bằng mọi giá có thể khiến cả lực lượng bị mất.
Người làm kinh doanh cũng dễ mắc kẹt vì đã bỏ quá nhiều tiền hoặc thời gian vào một quyết định. Một dịch vụ bán chậm vẫn được giữ vì đã mua thiết bị. Một chương trình khuyến mãi không có kết quả vẫn tiếp tục vì đã in tài liệu. Một nhân viên không phù hợp vẫn ở lại vì chủ tiệm ngại tuyển người mới.
Kỷ luật không có nghĩa là bám chặt mọi kế hoạch. Kỷ luật là nhìn kết quả, bảo vệ phần còn dùng được và đổi hướng trước khi thiệt hại lớn hơn.
Nhân viên cũng có phần trách nhiệm trong việc này. Nếu thấy quy trình gây lỗi liên tục, hãy ghi lại ví dụ và báo sớm. Đừng chờ đến khi khách nổi giận mới nói rằng vấn đề đã tồn tại nhiều tuần.
Rút khỏi một cách làm sai có thể cứu cả đội khỏi nhiều tháng sửa lỗi.
Quyền lực phải đi cùng giới hạn
Một nét được Washington Irving nhắc lại là Washington nhiều lần nhận quyền lực vì nhiệm vụ rồi trao lại khi công việc kết thúc. Sau chiến tranh, ông trả lại quyền chỉ huy. Sau thời gian làm tổng thống, ông rời chức vụ và trở về đời sống riêng.
Điều đó không xóa đi những mâu thuẫn trong cuộc đời ông. Washington là một chủ đồn điền có sử dụng lao động của những người bị bắt làm nô lệ. Cuốn sách cần được đọc với sự tỉnh táo đó, thay vì biến một con người lịch sử thành hình mẫu hoàn hảo.
Bài học dùng được trong công việc là quyền hạn phải có giới hạn.
Chủ tiệm có quyền quyết định, nhưng vẫn phải trả lương đúng, giữ lời với khách và nghe thông tin từ người trực tiếp làm việc. Quản lý có quyền phân công, nhưng không nên dùng chức vụ để né phần khó. Nhân viên lâu năm có kinh nghiệm, nhưng kinh nghiệm không cho phép mình coi thường người mới.
Người lãnh đạo tốt biết lúc nào cần quyết. Họ cũng biết lúc nào cần nghe, sửa và nhường chỗ cho người khác làm phần việc của mình.
Ba việc làm trong tuần này
- Chọn một việc đang được làm theo trí nhớ và viết thành quy trình năm bước. Có thể là mở cửa, đóng cửa, kiểm tra hàng hoặc xử lý khi khách chưa hài lòng.
- Xem lại một lỗi đã xảy ra trong tháng này. Ghi ba dòng: lỗi bắt đầu ở đâu, ai cần biết sớm hơn và tuần này sẽ đổi bước nào.
- Hỏi một người làm cùng: “Có việc gì đang không rõ ai chịu trách nhiệm?” Chọn một việc trong câu trả lời và phân công lại ngay trong tuần.
The Student's Life of Washington kéo dài qua nhiều cuộc chiến, thất bại và trách nhiệm lớn. Nhưng bài học gần với công việc hằng ngày hơn mình tưởng. Kỷ luật là làm đúng việc khi chưa ai khen. Trách nhiệm là đứng lại xử lý khi có chuyện sai. Lãnh đạo là giúp mọi người biết việc cần làm và tin rằng mình sẽ không bỏ họ một mình với hậu quả.
Nguồn: The Student's Life of Washington của Washington Irving.
Câu hỏi thường gặp
The Student's Life of Washington nói về ai?
Đây là tiểu sử George Washington do Washington Irving viết. Bài viết tập trung vào những bài học về kỷ luật, trách nhiệm và lãnh đạo trong công việc.
Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể học gì từ cuốn sách?
Chủ doanh nghiệp có thể học cách chuẩn bị kỹ, phân công rõ, xem lại sai lầm và đổi hướng khi một kế hoạch không còn hiệu quả. Những việc này giúp đội ngũ bớt phụ thuộc vào trí nhớ và phản ứng nhất thời.
Nhân viên có thể áp dụng bài học nào?
Nhân viên có thể xây uy tín bằng việc đúng giờ, ghi chép rõ, báo vấn đề sớm và nhận trách nhiệm với phần việc của mình. Kinh nghiệm có giá trị khi nó giúp cả nhóm làm việc tốt hơn.
Ba việc làm trong tuần này là gì?
Viết một quy trình năm bước, xem lại một lỗi gần đây và hỏi đồng nghiệp xem trách nhiệm nào đang chưa rõ. Cả ba việc đều có thể hoàn thành trong một tuần và tạo ra thay đổi nhìn thấy được.
