Tóm tắt: Làm đúng việc vẫn chưa đủ. Thời điểm bắt đầu, nghỉ và kết thúc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả. Trong When: The Scientific Secrets of Perfect Timing, Daniel H. Pink giải thích nhịp làm việc trong ngày, sức mạnh của những lần bắt đầu lại và cách một nhóm phối hợp đúng nhịp. Đây là những bài học có thể áp dụng ngay tại tiệm và nơi làm việc.
Bạn thường xếp việc quan trọng vào lúc nào?
Lúc rảnh. Lúc khách chưa tới. Lúc điện thoại ngừng reo. Lúc mọi chuyện khác đã xong.
Cách xếp lịch đó tiện. Nhưng chưa chắc hiệu quả.
Daniel H. Pink viết When: The Scientific Secrets of Perfect Timing để trả lời một câu hỏi ít người để ý: Khi nào nên làm một việc?
Sau lần đầu, mình gọi cuốn sách là When.
Cuốn sách đưa ra một ý rất thực tế. Năng lượng, sự tập trung và cách mình phản ứng không giữ nguyên từ sáng tới tối. Biết nhịp của mình giúp mình đặt đúng việc vào đúng giờ.
Mỗi ngày có một nhịp riêng
Nhiều người bắt đầu ngày làm việc với đầu óc tỉnh táo hơn. Sau đó năng lượng giảm xuống, thường vào buổi chiều, rồi hồi lại phần nào vào cuối ngày.
Nhịp này không giống hệt ở mọi người. Có người làm việc tốt nhất vào sáng sớm. Có người cần thêm thời gian mới vào guồng. Một số người tỉnh táo nhất khi người khác đã chuẩn bị nghỉ.
Vì vậy, đừng lấy lịch của người khác làm lịch của mình.
Hãy nhìn lại một tuần làm việc. Giờ nào bạn suy nghĩ rõ nhất? Giờ nào bạn dễ mất kiên nhẫn? Khi nào bạn làm nhanh mà ít phải sửa?
Chủ tiệm có thể dùng giờ tỉnh táo nhất để xem doanh thu, giải quyết việc khó hoặc nói chuyện với nhân viên về một vấn đề quan trọng. Nhân viên có thể dùng khoảng thời gian đó cho việc cần độ chính xác cao, chuẩn bị dụng cụ hoặc xử lý một dịch vụ khó.
Những việc quen tay có thể để vào giờ năng lượng thấp hơn.
Sắp lịch theo cách này không làm ngày dài thêm. Nó giúp những giờ mình đã có đáng giá hơn.
Giờ nghỉ là một phần của công việc
Có những ngày tiệm đông từ lúc mở cửa đến cuối buổi chiều. Mình nghĩ cố thêm một chút sẽ làm được nhiều hơn.
Nhưng càng mệt, mình càng dễ bỏ sót một bước, trả lời khách thiếu kiên nhẫn hoặc phải làm lại việc vừa xong.
Một giờ nghỉ ngắn có thể thay đổi phần còn lại của ca làm.
Đứng dậy. Đi vài phút. Uống nước. Ra ngoài hít thở. Ăn trưa ở chỗ không có màn hình và công việc trước mặt.
Nghỉ mà vẫn đọc tin nhắn của tiệm thì đầu óc chưa rời công việc. Cơ thể ngồi xuống, nhưng sự căng thẳng vẫn còn nguyên.
Chủ tiệm có thể sắp giờ nghỉ luân phiên để công việc không bị ngắt. Nhân viên cần dùng giờ nghỉ để hồi sức thật sự. Cả hai bên đều có lợi khi một người quay lại bàn làm việc với đầu óc tỉnh hơn.
Giờ nghỉ không cần dài. Nó cần rõ ràng và được giữ đúng như một cuộc hẹn.
Khúc giữa cần một lần nhìn lại
Khởi đầu thường có nhiều năng lượng. Gần tới hạn chót, mọi người cũng dễ tăng tốc.
Khúc giữa mới là chỗ công việc chậm lại.
Một chương trình giới thiệu khách mới có thể được bắt đầu rất mạnh. Hai tuần sau, ít người còn nhắc tới. Một nhân viên mới có thể bước vào tuần đầu với nhiều cố gắng. Đến tháng thứ hai, những thói quen cũ bắt đầu quay lại.
When cho thấy khúc giữa có thể trở thành tín hiệu đánh thức.
Khi dự án đi được nửa đường, hãy dừng lại và hỏi ba câu:
Chúng ta đã làm được gì?
Phần nào đang chậm?
Việc tiếp theo cần hoàn thành là gì?
Đừng chờ đến cuối tháng mới phát hiện mọi thứ đã lệch hướng. Một lần nhìn lại giữa chừng giúp nhóm sửa sớm, khi vẫn còn đủ thời gian.
Cách này cũng dùng được cho mục tiêu cá nhân. Nếu bạn đặt mục tiêu giữ đúng giờ hẹn trong bốn tuần, hãy xem lại sau tuần thứ hai. Đếm số lần làm được. Tìm nguyên nhân của những lần trễ. Chọn một thay đổi cho hai tuần còn lại.
Khúc giữa là lúc mình chỉnh hướng.
Một nhóm cần cùng nhịp
Tiệm đông không có nghĩa là tiệm phải rối.
Sự rối thường xuất hiện khi mỗi người giữ một lịch trong đầu. Người này nghĩ khách đã được báo. Người kia nghĩ dụng cụ đã chuẩn bị. Người khác lại chờ một việc chưa ai nhận.
Nhóm làm việc tốt cần một nhịp chung.
Nhịp đó có thể là năm phút trước khi mở cửa. Ai có lịch đặc biệt? Khách nào cần thêm thời gian? Việc nào phải hoàn thành trước buổi trưa?
Cuối ca cũng cần một điểm dừng rõ ràng. Việc gì đã xong? Việc gì chuyển sang ngày mai? Ai chịu trách nhiệm?
Một cuộc họp ngắn có mục đích rõ hơn một cuộc họp dài nhưng không ai biết mình cần làm gì sau đó.
Người dẫn nhịp cũng phải rõ. Khi có thay đổi, một người đưa ra quyết định và cả nhóm nhận cùng một thông tin. Điều này giảm việc hỏi lại, đoán ý và sửa lỗi do hiểu khác nhau.
Đúng người. Đúng việc. Cùng một nhịp.
Ba việc làm trong tuần này
- Ghi lại năng lượng trong năm ngày. Ba lần mỗi ngày, ghi mức tập trung từ 1 đến 10 và việc bạn đang làm. Cuối tuần, tìm khung giờ bạn suy nghĩ rõ nhất và dành giờ đó cho một việc khó.
- Đặt hai giờ nghỉ ngắn vào lịch. Chọn giờ cụ thể, rời khỏi chỗ làm vài phút và không xem tin nhắn công việc. Làm đủ năm ngày rồi xem buổi chiều của bạn có khác không.
- Tạo một lần kiểm tra giữa tuần. Dành mười phút vào thứ Tư để xem một mục tiêu của cá nhân hoặc của tiệm. Ghi việc đã xong, chỗ đang chậm và một bước cần hoàn thành trước cuối tuần.
Mình thường hỏi phải làm gì để công việc tốt hơn.
When nhắc mình hỏi thêm một câu: Việc này nên được làm vào lúc nào?
Một thay đổi nhỏ trong thời điểm có thể giúp mình tập trung hơn, bớt phải sửa và phối hợp dễ hơn với người bên cạnh.
Lịch làm việc vẫn là lịch cũ. Cách mình dùng nó đã khác.
Nguồn: When: The Scientific Secrets of Perfect Timing của Daniel H. Pink.
Câu hỏi thường gặp
Bài học chính của When là gì?
Cuốn sách cho thấy kết quả của một việc chịu ảnh hưởng bởi thời điểm mình thực hiện. Mỗi người cần nhận ra giờ tập trung tốt, giờ năng lượng xuống và cách mình hồi phục trong ngày.
Chủ tiệm có thể áp dụng ý tưởng này ra sao?
Chủ tiệm có thể xếp việc cần suy nghĩ vào giờ mình tỉnh táo nhất, tổ chức giờ nghỉ luân phiên và tạo một nhịp chung cho nhóm bằng các lần kiểm tra ngắn đầu hoặc cuối ca.
Nhân viên nên làm gì khi không tự chọn được lịch?
Hãy theo dõi năng lượng trong vài ngày, dùng khung giờ tỉnh táo nhất cho phần việc khó nhất có thể và giữ giờ nghỉ ngắn để lấy lại sự tập trung.
Ba việc làm trong tuần này là gì?
Ghi lại năng lượng trong năm ngày, đặt hai giờ nghỉ ngắn vào lịch và dành mười phút giữa tuần để xem lại một mục tiêu đang làm.
