Mùa lễ là lúc tiệm nhỏ bán thẻ quà tặng nhiều nhất trong năm. Bài này gom luật liên bang và luật North Carolina về hạn dùng, phí và tài sản vô thừa nhận, cách ghi sổ tiền bán thẻ, và cách chống mất tiền vì lừa đảo. Cuối bài có mẫu sổ theo dõi thẻ để tải về.
Thẻ quà tặng là tiền khách trả trước cho một dịch vụ chưa làm. Tiệm cầm tiền rồi, nhưng vẫn còn nợ khách một lần làm. Hiểu đúng chữ "nợ" đó là hiểu gần hết bài này.
Tháng 11 và tháng 12, nhiều tiệm nail và tiệm dịch vụ nhỏ bán thẻ quà tặng nhiều nhất năm. Bán thì dễ. Cái khó là ghi sổ cho đúng, in thẻ cho đúng luật, và không để mất tiền.
Luật liên bang: hạn dùng và phí
Theo quy định Reg E, mục 1005.20 (phần luật CARD Act về thẻ quà tặng):
- Nếu thẻ có hạn, tiền trong thẻ phải dùng được ít nhất 5 năm kể từ ngày bán hoặc ngày nạp tiền gần nhất. Hạn dùng, hoặc câu "tiền không hết hạn", phải in trên thẻ.
- Phí không dùng thẻ (dormancy, inactivity, service fee) chỉ được thu khi thẻ không dùng trong 1 năm trước đó, số tiền phí phải ghi rõ trên thẻ, và mỗi tháng thu tối đa một lần.
- Phí và hạn dùng đã báo khi bán thì không được đổi sau khi khách đã mua.
- Thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp thì luật cho thu phí làm thẻ thay.
Thẻ khuyến mãi tặng miễn phí có thể theo luật khác. Nếu tiệm có loại thẻ này, hỏi CPA hoặc luật sư.
Luật North Carolina
Phí duy trì. Theo G.S. 66-67.5, phí duy trì phải báo lúc bán và in trên thẻ. Trong 1 năm đầu sau khi bán thì không được thu phí nào. Vi phạm bị coi là hành vi thương mại không công bằng và có thể bị phạt dân sự.
Thẻ có hạn và tài sản vô thừa nhận. Theo G.S. 116B-53, thẻ quà tặng có in hạn dùng mà hơn 3 năm sau khi bán chưa dùng thì bị coi là tài sản vô thừa nhận. Số phải báo là 60% giá trị còn lại trên thẻ.
Thẻ không hết hạn. Theo G.S. 116B-54, thẻ ghi rõ là không hết hạn, hoặc không in hạn dùng, thì không bị coi là tài sản vô thừa nhận.
Báo cáo hằng năm. Theo NCCash.gov, mọi công ty làm ăn ở NC phải xem lại sổ mỗi năm. Hạn báo cáo là 1/11 cho tài sản vô thừa nhận tính tới 30/6 năm đó. Câu hỏi thì gửi upreports@nctreasurer.gov hoặc gọi 919-814-4200, bấm số 3.
Theo trang hỏi đáp của NCCash, không báo cáo có thể bị tính lãi theo ngày, phạt dân sự $1,000 mỗi ngày giữ báo cáo, cộng thêm 25% giá trị. Theo hướng dẫn về thẻ quà tặng của NCCash, khi kiểm tra họ thường thấy sổ sách thẻ quà tặng rất sơ sài, và khi sổ không đủ thì họ tự ước tính số tiền tiệm phải nộp.
Cách đơn giản nhất mình thấy cho tiệm nhỏ: in thẻ ghi rõ "Không hết hạn" và không thu phí gì. Như vậy khỏi lo phần hạn 5 năm, và theo G.S. 116B-54 thì thẻ đó không bị coi là tài sản vô thừa nhận. Hỏi CPA trước khi đổi cách bán.
Ghi sổ tiền bán thẻ
Về sổ sách, tiền bán thẻ là tiền khách trả trước. Tiệm còn nợ dịch vụ cho tới khi khách dùng thẻ. Vì vậy trong sổ nên có một dòng riêng: tổng tiền thẻ đã bán mà khách chưa dùng.
Về thuế thì khác. Theo IRS Publication 538, tiền trả trước cho hàng hóa hay dịch vụ thường tính là thu nhập của năm nhận tiền. Tiệm dùng phương pháp accrual có thể chọn hoãn một phần sang năm sau, và IRS nói một số khoản bán thẻ quà tặng thuộc diện này. Tiệm bạn dùng cách nào thì hỏi CPA.
Thuế bán hàng với thẻ quà tặng ở NC thì bài này chưa nói tới. Hỏi CPA nếu tiệm bán cả sản phẩm.
SỐ VÍ DỤ: tháng 12 bán 40 thẻ, mỗi thẻ $50, tổng $2,000. Tới 31/1 khách đã dùng $1,300. Sổ ghi tiệm còn nợ khách $700.
Mẫu sổ theo dõi thẻ quà tặng
Mỗi thẻ một dòng, với các cột:
- Mã thẻ, ngày bán, người mua (nếu khách muốn ghi), mệnh giá.
- Cách trả (tiền mặt, thẻ, Zelle), nhân viên bán, hạn dùng (ghi "Không hết hạn").
- Ngày dùng, số tiền dùng, số dư còn lại, nhân viên nhận thẻ, dịch vụ đã làm.
- Ghi chú (mất thẻ, làm thẻ thay, hoàn tiền) và chữ ký người kiểm tra hằng tuần.
Dòng cuối tháng: tổng đã bán, tổng đã dùng, tổng còn nợ khách.
Chống mất tiền và lừa đảo
Theo FTC, chỉ có kẻ lừa đảo mới bảo bạn mua thẻ quà tặng rồi đọc số và mã PIN cho họ. Không công ty hay cơ quan chính phủ thật nào đòi trả bằng thẻ quà tặng. Giữ bản chụp thẻ và hóa đơn. Bị lừa thì báo cho công ty phát thẻ và ReportFraud.ftc.gov.
Theo cảnh báo của FTC tháng 1/2026, kẻ lừa đảo giả làm sếp, nhắn nhân viên đi mua thẻ quà tặng gấp. Gặp tin nhắn kiểu này, gọi lại sếp bằng số mình đã biết sẵn.
Cách tiệm tự giữ tiền, mình khuyên:
- Thẻ có đánh số. Chỉ kích hoạt khi khách đã trả tiền.
- Ghi sổ mỗi lần bán và mỗi lần dùng, ngay trong ngày.
- Mỗi tuần hai người so sổ với máy POS.
- Không đọc số dư hay mã thẻ qua điện thoại cho người gọi mình không xác minh được.
- Thẻ trắng chưa bán cất trong tủ có khóa.
Với người làm: chủ nhắn bảo đi mua thẻ quà tặng gấp thì gọi lại số quen của chủ trước khi mua.
Bản đầy đủ (sắp có): file sổ theo dõi có sẵn công thức tính số dư và tổng còn nợ khách.
3 việc làm ngay tuần này
- Xem lại thẻ đang bán: có in hạn dùng không, có thu phí không. Nếu được, đổi sang thẻ ghi "Không hết hạn" và không phí.
- Tải mẫu sổ theo dõi, nhập hết thẻ đã bán còn số dư, và tính tổng tiệm còn nợ khách.
- Dặn cả tiệm: không ai mua thẻ quà tặng theo tin nhắn, kể cả tin nhắn có vẻ từ chủ, khi chưa gọi lại xác minh.
Thông tin áp dụng cho North Carolina, kiểm tra ngày 29/10/2026. Luật thay đổi, nên xem link chính thức trước khi làm.
Bài này không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Hỏi CPA (thuế, sổ sách) hoặc luật sư cho trường hợp của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Thẻ quà tặng có được ghi hạn dùng không?
Được, nhưng theo luật liên bang Reg E, tiền trong thẻ phải dùng được ít nhất 5 năm kể từ ngày bán hoặc ngày nạp tiền gần nhất, và hạn dùng phải in trên thẻ. Ở North Carolina, thẻ có hạn mà để quá 3 năm chưa dùng có thể bị coi là tài sản vô thừa nhận.
Tiệm có được thu phí khi khách không dùng thẻ?
Theo luật liên bang, chỉ được thu khi thẻ không dùng trong 1 năm, phí ghi rõ trên thẻ và mỗi tháng tối đa một lần. Luật North Carolina cũng cấm thu phí duy trì trong năm đầu sau khi bán. Cách đơn giản nhất cho tiệm nhỏ là không thu phí gì cả.
Tiền bán thẻ quà tặng có tính là thu nhập ngay không?
Theo IRS Publication 538, tiền trả trước thường tính là thu nhập của năm nhận tiền. Tiệm dùng phương pháp accrual có thể chọn hoãn một phần sang năm sau. Trong sổ sách, nên ghi riêng tổng tiền thẻ khách chưa dùng. Hỏi CPA xem tiệm bạn dùng phương pháp nào.
Thẻ quà tặng chưa dùng có phải báo cho bang NC không?
Thẻ có in hạn dùng mà hơn 3 năm chưa dùng thì bị coi là tài sản vô thừa nhận, phải báo 60% giá trị còn lại trên NCCash.gov, hạn 1/11 mỗi năm. Theo G.S. 116B-54, thẻ ghi rõ không hết hạn hoặc không in hạn thì không thuộc diện này.
Làm sao tránh bị lừa bằng thẻ quà tặng?
Theo FTC, không cơ quan hay công ty thật nào đòi trả bằng thẻ quà tặng. Kẻ lừa đảo hay giả làm sếp nhắn nhân viên đi mua gấp. Gọi lại bằng số đã biết trước khi mua, không đọc mã thẻ qua điện thoại, và cất thẻ chưa bán trong tủ khóa.
Nguồn
- eCFR: 12 CFR 1005.20 (Reg E, gift cards)
- NC G.S. 66-67.5: Gift card maintenance fees
- NC G.S. 116B-53: Presumptions of abandonment
- NC G.S. 116B-54: Gift cards not abandoned
- NCCash: Guide to gift certificates and e-gift cards
- NCCash: Holder information and reporting
- NCCash: Holder FAQ
- IRS Publication 538: Accounting Periods and Methods
- FTC: Avoiding and reporting gift card scams
- FTC: No, that's not your boss asking you to buy gift cards
